Page 33 - Modul Praktikum - Praktikum Rekam Medis

KEGIATAN PRAKTIKUM 7

Sistem Retensi Rekam Medis

A. Uraian Materi
1. Pengertian Retensi

Penyusutan Rekam Medis Menurut Depkes RI (1997), penyusutan rekam medis adalah

suatukegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara:
a) Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak inaktif dengan cara

memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
b) Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuanyang berlaku

c) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai

ketentuan
Retensi atau penyusutan berarti mengurangi jumlah rekam medis yang ada di rak aktif

dengan memilah yang inaktif, memindahkannya ke ruang penyimpanan rekam medis
inaktif, menilai, lalu memusnahkan yang tidak bernilai guna sesuai aturan yang berlaku.

Akan tetapi, terdapat rumah sakit yang mengalih mediakan rekam medis inaktif tersebut
sebelum dimusnahkan. Alih media ini dilakukan dari lembaran kertas menjadi microfilm

atau dilakukan pemindaian (scan) menjadi file pada media elektronik. Retensi atau

penyusutan merupakan pengurangan jumlah fromulir yang terdapat di dalam berkas
rekam medis dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir. Nilai guna rekam

medis atau yang dikenal dengan singkatan ALFRED yaitu Administration
(Administrasi), Legal (Hukum), Financial (Keuangan), Research (Penelitian), Education

(Pendidikan) dan Documentation (Dokumentasi)
2. Tujuan Retensi

a. Mengurangi jumlah rekam medis yang semakin bertambah dengan berkas rekam

medis pasien baru.
b. Menyiapkan fasilitas/ rak untuk rekam medis baru.

c. Tetap menjaga mutu pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika

sewaktu-waktu diperlukan.
d. Menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak

bernilai guna atau nilai gunanya berkurang.
3. Pertimbangan dalam Sistem Retensi

36