Page 85 - Trabalhar com UNFPA 2020

Constatações de Como abordá-lo Como evitá-lo
Controlo Interno
6 Processo de licitação  Planeamento de aquisições que
não competitivo para permita tempo suficiente para a
aquisições. apresentação de propostas
competitivas.
 Fazer referência à informação do
índice de preços de mercado
para produto/serviços
semelhante antes da adjudicação
do contrato
7 Os documentos  Obtenção e utilização do
comprovativos não carimbo pago pelo UNFPA nos
são cancelados para documentos comprovativos.
evitar a duplicação de
pagamentos.
8 Alocação de tempo  Implementar o uso de folhas de
incorrecto do pessoal horas (timesheets) para recursos
para o projecto. humanos compartilhados para
justificar o tempo gasto em
projectos.
9 Uso excessivo de  Actividades planeadas para
pagamentos em reduzir a necessidade de grandes de transferência de
espécies. montantes de pagamentos em
espécies.
 Observar os limites máximos
estabelecidos para pagamentos
em espécies.
 Receba dinheiro em trânsito e
seguro de fidelidade, se
disponível.
10 Diferenças entre os  Reconciliação trimestral dos
registos de registos de transacções IP
transacções segundo os formulários FACE.
contabilísticas do PI e
os formulários FACE
submetidos.
11 Segregação  Dispor de signatários
inadequada dos independentes do pessoal do
deveres onde os programa e da governança.
aprovadores de
79 | Manual para Parceiros Implementadores – Revisão de Outubro 2019
Entre em LTAs competitivas
para itens de compras frequentes
e seleccione a melhor opção da
lista restrita.
Códigos de projecto nos
comprovativos gerados pelo
sistema. Controlo do sistema
onde são registados números de
facturação para fornecedores e
não são permitidos números de
factura duplicados do mesmo
fornecedor no período
contabilístico.
Utilizar pessoal a tempo inteiro
na recuperação de projectos e
custos partilhados através de
custos de apoio.
Considere contratar fornecedores
dinheiro/distribuição de dinheiro
onde o uso de dinheiro é
inevitável, por exemplo,
pagamento directo aos
beneficiários pelos bancos
locais.
Relatórios de formulário FACE
gerados directamente do sistema
de contabilidade IP.
Organização constituída para
garantir níveis mínimos de
segregação de funções.