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Back Office Titres

2. Règles de gestion

Circulaire n° 02/07 relative aux règles minimales d’organisation de l’activité de tenue de compte.

2.1 Organisation

Le teneur de comptes doit disposer d’un organigramme détaillé de l’entité en charge de la tenue
de comptes, avec une description des missions et une séparation nette entre les tâches
incompatibles dont en particulier :
• L’exécution des traitements.
• La validation des traitements.
• Le contrôle interne.

• Le rôle et les missions des différents services composant l’entité de tenue de comptes ainsi
que les règles de délégation des pouvoirs doivent être clairement définis et documentés.
• Les tâches à accomplir par chaque entité ou personne intervenant dans un processus de
traitement donné, à travers des schémas.
• Les délais à respecter.
• Un descriptif de chaque tâche.

• Les tâches de contrôle à réaliser tant par les opérateurs, les dirigeants, que par le
contrôleur interne.

2.2 Moyens humains

• Le teneur de comptes doit se donner les moyens, en termes de ressources humaines, lui
permettant de faire face aux exigences de la fonction de tenue de comptes et aux
changements liés à l’évolution de l’activité.
• L’effectif du teneur de comptes doit être suffisant pour d’une part, assurer les traitements
dans les conditions courantes et d’autre part, garantir la séparation entre les tâches
incompatibles.
• Le teneur de comptes établit pour chaque membre du personnel une fiche de poste qui
décrit les différentes tâches assignées.

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