Page 52 - C:\Users\NAFISA RAHMAH\OneDrive\Documents\Buku Digital Kerjasama\
P. 52
Tahap pertama adalah perintisan atau inisiasi kerja sama. Pada tahap ini, upaya untuk
memulai kerja sama bisa dilakukan oleh individu, kelompok, atau unit kerja di lingkungan
PIPB. Inisiasi kerja sama juga dapat mencakup perpanjangan kerja sama yang telah habis masa
berlakunya. Proses ini dimulai dengan komunikasi awal antara pihak yang berinisiatif dengan
mitra potensial. Rintisan kerja sama dilakukan dengan persetujuan Kepala Unit, Dekan, atau
Wakil Direktur Bidang Perencanaan dan Kerja Sama, dan hasil dari inisiasi ini dilaporkan
secara tertulis kepada Direktur. Jika rencana kerja sama dinilai layak, pembahasan lebih lanjut
dilakukan oleh pejabat terkait untuk mendapatkan persetujuan akhir dari Direktur, sebelum
draft Nota Kesepahaman (MoU) mulai disusun.
Tahap kedua adalah penyusunan, pengesahan, dan penandatanganan MoU. Pada
tahap ini, draft MoU disusun dengan melibatkan tim yang merintis kerja sama dari unit atau
fakultas terkait di PIPB. Draft tersebut kemudian dibahas bersama dengan pihak mitra untuk
mencapai kesepakatan. Setelah kedua belah pihak menyetujui draft MoU, dilanjutkan dengan
penandatanganan resmi oleh Direktur PIPB atau pejabat yang ditunjuk, sesuai dengan waktu
dan tempat yang disepakati. Jika penandatanganan tidak dapat dilakukan dalam acara resmi,
maka kedua belah pihak dapat melakukannya secara terpisah dengan prosedur yang telah
disepakati.
Tahap ketiga adalah tindak lanjut dan pelaksanaan kerja sama. Setelah MoU
ditandatangani, langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa semua rencana kerja sama
dapat diimplementasikan dengan baik. Fakultas atau unit kerja di PIPB dapat berkoordinasi
dengan Pembantu Direktur 3 Bidang Kerja Sama dan Kemahasiswaan untuk melaksanakan
kerja sama sesuai dengan MoU yang telah ditetapkan. Dokumen Perjanjian Kerja Sama (PKS)
atau Memorandum of Agreement (MoA) kemudian disusun sebagai dokumen operasional yang
terpisah dari MoU. Pada tahap ini, Pembantu Direktur 3 juga bertanggung jawab untuk
membentuk atau menunjuk tim pelaksana yang akan menjalankan kerja sama tersebut.
Tahap keempat adalah monitoring dan evaluasi kerja sama. Monitoring dan evaluasi
(Monev) adalah komponen kunci dalam memastikan bahwa kerja sama berjalan sesuai dengan
rencana dan memberikan hasil yang diharapkan. Untuk itu, PIPB membentuk Tim Monitoring
dan Evaluasi yang terdiri dari staf kerja sama, auditor internal (SPI), keuangan, perencanaan,
dan dosen terkait. Tim ini bertugas untuk memantau pelaksanaan kerja sama secara berkala dan
memberikan rekomendasi perbaikan jika diperlukan. Pembantu Direktur 3 Bidang Kerja Sama
dan Kemahasiswaan bertindak sebagai penanggung jawab utama dalam proses ini.
Tahap kelima adalah pengukuran kepuasan mitra kerja sama (customer satisfaction).
Pada tahap ini, PIPB mengukur sejauh mana kerja sama yang dilakukan mampu memenuhi
46
