Page 59 - Pengelolaan Rapat

MATERI

atau memberi saran perlu dicatat nama dan isi pembicaraannya

5) Keputusan yang diambil dalam rapat perlu dicatat secara keseluruhan

6) Waktu dimulai dan berakhirnya rapat perlu dicatat dalam notula
7) Ketika rapat berlangsung, notulis membacakan risalah dan meminta peserta
rapat meninjau ulang dan memberikan tambahan maupun koreksi.

6) Menyimpannya dalam bentuk arsip, sebelumnya mendapatkan persetujuan
pimpinan

b. Risalah

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat risalah sntara lain:
1) Memahami agenda rapat untuk membantu perolehan informasi mengenai apa

yang perlu dicatat ketika rapat berlangsung
2) Periksa untuk memastikan semua keputusan, tindakan, dan usulan dicatat jelas
3) Pastikan untuk memasukkan detail mengenai:

a) Khusus untuk risalah direksi, disarankan untuk mencantumkan uraian singkat
dari setiap tindakan yang diambil serta alasan dibalik keputusan tersebut

b) Tuliskan argumen utama yang menjadi keputusan hasil rapat
c) Melakukan pengeditan untuk memastikan singkat dan jelasnya, sehingga mudah
dibaca dan dipahami

e) Tidak melakukan pencatatan secara keseluruhan dalam pembicaraan rapat,
hanya mencatat keputusan, tugas, langkah-langkah maupun poin penting lainnya

6) Ketika rapat berlangsung, notulis membacakan risalah dan meminta peserta
rapat meninjau ulang dan memberikan tambahan maupun koreksi.
7) Melakukan penggandaan dan distribusi risalah rapat kepada pihak yang

relevan dengan topik rapat. Sebelumnya perlu mendapatkan persetujuan terlebih
dahulu dari pimpinan rapat. Kemudian, risalah disimpan dijadikan untuk arsip

Ayo Berpikit Kreatif

Dalam suatu rapat mendadak yang tidak dijadwal sebelumnya, kalian
sebagai sekretaris perusahaan diminta untuk menjadi notulis. Namun,
dalam pertengahan rapat kalian mendapat telepon dari tamu penting
yang akan datang hari itu juga. Menghadapi situasi tersebut, apa yang
akan kalian lakukan?

47
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT