Page 58 - Pengelolaan Rapat

MATERI

2. Susunan Notula Rapat

a. Jika rapat secara rutin, penting untuk menyebutkan nomor dam jenis rapat
b. Penting untuk dengan jelas mencantumkan waktu pembukaan dan penutupan
rapat; namun, jika rapat belum selesai, dapat ditulis mulai pukul... sampai selesai.

c. Semua peserta rapat harus menandatangani daftar hadir, dan harus dilampirkan
ke dalam notula.
d.Meskipun notula disusun secara ringkas, namun setiap pembicaraan perlu

dicantumkan namanya. Misalnya, saudari Olivia berpendapat bahwa..., maka
pimpinan menyetujui pendapat tersebut.
e. Jika terdapat usulan dan diberi opsi setuju dan tidak setuju maka hanya perlu

dituliskan jumlahnya peserta rapat yang setuju dan tidak setuju. Misalnya: yang
setuju.... orang dan yang tidak setuju..... orang.
f. Peserta rapat yang setuju dan tidak setuju cukup mengacungkan tangan, tidak

perlu berbicara
g. Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi kembali notula yang ditulis dan
diketik dengan rapi untuk selanjutnya ditandatangani oleh notulis dan
pimpinan
h. Jika perlu notula digandakan untuk dibagikan kepada peserta rapat yang tidak

hadir

3. Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Pembuatan Notula dan Risalah

a. Notula

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat notula sntara lain::

1) Jika rapat merupakan rapat rutin , sebaiknya menyertakan nomor urut, bulan
dan tahun rapat.

2) Pentingnya mencatat dalam notula rapat apakah rapat tersebut rapat pemecahan

masalah, rapat pemberian informasi, atau rapat pengambilan keputusan
3) Susunan notula lengkap dari kop, judul, pembahasan, penutup dan diakhiri

dengan tanda tangan pimpinan dan notulis

4) Walaupun notula bersifat ringkas, namun setiap peserta rapat berpendapat

46
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT