Page 53 - Pengelolaan Rapat

MATERI

d. Dapat menanyakan pertanyaan saat pertemuan berlangsung
e. Hak menerima kesimpulan rinci dari peserta rapat pada akhir setiap sesi.

f. Memiliki hak untuk berbicara pada setiap rapat guna melengkapi notulensi.

g. Memiliki tempat duduk di sebelah pimpinan rapat untuk memudahkan
komunikasi dan memperoleh informasi sebanyak mungkin.

h. Ketika rapat memakan waktu lama, notulis bisa meluangkan waktu sebentar
untuk mempersiapkan notula akhir

i. Apabila rapat panjang dan sulit, notulis berhak mempunyai waktu luang
j. Selama menyusun notula, notulis dilarang melakukan sesuatu yang lain karena

penyusunan notula membutuhkan konsentrasi penuh.

3. Tipe Notula

Notula dikatakan sebagai catatan singkat rapat serta apa yang dibicarakan dan
hasil keputusan dalam rapat. Notula rapat dapat disusun sebelum rapat dimulai,
selama rapat, atau setelah rapat berakhir. Notula dibagi menjadi dua tipe, yaitu:
a. Notula Harfiah

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan kata demi
kata seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan
kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan
stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya

b. Notula Ringkasan

Merupakan laporan singkat mengenai pembahasan dalam rapat. Oleh karena itu,
notulis dapat menganalisis isi pembicaraan dari semua peserta dan harus
memiliki kemampuan untuk memilih pembahasan yang penting. Jika pembahasan
tidak relevan dengan topik dan tujuan rapat, maka notulen rapat tidak harus
mencatatnya dalam notula. Notulis juga diharapkan bisa merangkum setiap
percakapan dengan gaya kalimat yang komunikatif dan efektif. Artinya, klausa

harus ditulis dengan jelas, ringkas, akurat, dan dapat dipahami oleh orang lain.
Keterampilan mendengarkan dengan cermat dan mencatat dengan tetap fokus
pada percakapan berikutnya menjadi penting bagi notulis.

41
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT