Page 52 - Pengelolaan Rapat

MATERI

b. Risalah

1) Dokumentasi Keputusan
Risalah rapat memberikan catatan yang jelas tentang keputusan yang diambil
selama rapat, memastikan bahwa peserta rapat selaras dengan hasilnya

2) Tindakan Selanjutnya
Peta jalan untuk menentukan tindakan yang ditugaskan selanjutnya,

memungkinkan peserta rapat untuk bertanggung jawab atas tugas yang diberikan

3) Referensi Historis

Risalah menciptakan referensi untuk rapat selanjutnya, memungkinkan peserta
meninjau kembali diskusi dan keputusan sebelumnya (masa lalu)

4) Berbagi Informasi

Memfasilitasi pertukaran hasil pertemuan dan poin-poin penting secara lancar
denan para pemangku kepentingan yang tidak hadir pada pertemuan rapat
tersebut.

5) Perencanaan Efektif

Dapat membaca hasil keputusan rapat, sehingga menjadi rencana jangka pendek
dan jangka panjang.. Risalah dikatakan efektif apabila mampu meningkatkan
keakuratan dan relevansi dalam perencanaan.

6) Meningkatkan Efisiensi
Pentingnya seluruh departemen mendapatkan akses terhadap informasi dari rapat
sehingga dapat menhilangkan pemborosan waktu dan tenaga pada tugas-tugas
yang tidak menjadi prioritas

Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu
penyelesaian tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh
seorang notulis adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan informasi mengenai agenda, tujuan, topik utama, dan format rapat
Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat. pokok masalah
rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan agar dapat dipelajarinya
sehingga memudahkan dalam menyusun notula

b. Menerima dokumen yang dibagikan kepada peserta rapat lainnya selama rapat.

c. Dapat memintanta penjelasan atau koreksi dari peserta rapat terkait kesimpulan

40
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT