Page 51 - Pengelolaan Rapat

MATERI

2. Fungsi Notula dan Risalah

a. Notula

1) Alat Bukti

Jika ada sesuatu terjadi, laporan itu bisa dijadikan alat bukti di pengadilan. Contoh:
rekuritmen organisasi, apabila terjadi perubahan struktur organisasi, berita acara
dapat menunjukkan pemenuhan tugas oleh para anggota organisasi.

2) Data referensi bagi peserta yang absen

Walaupun ada peserta rapat yang tidak bisa hadir, mereka masih perlu
mendapatkan informasi tentang pembahasan dan hasil rapat.

3) Rujukan untuk kegiatan selanjutnya

Notula dari pertemuan sebelumnya dapat digunakan untuk persiapan rapat
selanjutnya sehingga dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan rapat. Topik
notula sebelumya harus relevan dengan rapat selanjutnya

4) Sebagai reminder

Setelah membuka rapat, biasanya aspek yang tercatat dalam notula rapat
sebelumnya dibacakan sebagai pengingat kepada peserta rapat yang hadir.

5) Sebagai dokumen
Notula dianggap sebagai dokumen, sehingga harus disiapkan dengan cepat, efisien,
dan disimpan dengan baik sesuai dengan sistem pengarsipan yang berlaku.

Ada beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus
terampil atau mampu

a. Menulis dengan mendengarkan nada.
b. Memilih hal yang penting dan yang tidak penting
c. Konsentrasi yang tinggi .
d. Melakukan penulisan dengan kecepatan tinggi.
e. Bersikap objektif dan jujur.
f. Menguasai bahasa teknis baku dan menguasai materi pembahasan,.
g. Memahami dan memenuhi kebutuhan pembaca notula.
h. Melaksanakan pencatatan secara sistematis.

i. Menggunakan metode pengolahan data.
j. Menguasai berbagai hal mengenai rapat.
k. Menyimpulkan hasil rapat.

39
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT