Page 34 - MANUAL DE LA SECRETARIA GENERAL FAE

DIRECCIÓN DE LA SECRETARIA GENERAL FAE

Versión: 1.0
NOMBRE DEL
SECRETARIA GENERAL FAE
DIRECCIÓN DE LA SECRETARIA GENERAL REPARTO:
FAE Página 32 de 103

5.1.3 PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO A. GESTIÓN
DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO A.1 RECEPCIÓN DOCUMENTAL.

PROPÓSITO: Recibir e identificar toda la correspondencia que ingrese
para el comandante de la FAE y secretario general FAE, a través de los
sistemas de gestión documental de manera física y digital, así como la
correspondencia particular que ingrese, tomado en cuenta la normativa
vigente, los modelos descriptivos y lineamientos instituciones,
efectuados en los trámites administrativos necesarios para el óptimo
cumplimiento de las actividades encomendadas a la Secretaria General
FAE.
ALCANCE: Ministerio de Defensa, Comando Conjunto de las FFAA,
Entidades adscritas, públicas, privadas, personas naturales y jurídicas.
A continuación, el detalle de las actividades que componen el
procedimiento de Recepción Documental:

Actividades Rol Descripción Documento

1. Receptar la Realiza el proceso de registro
documentación
física o a través de toda la documentación que
ingresa para el comandante
de los sistemas de la FAE y secretario general
de gestión Personal Documento "fe
documental, para administrativo FAE, a través de los sistemas de recepción"
de gestión documental de
el comandante manera digital, así como los
general y el
secretario documentos que ingresen de
manera física.
general.
Realiza el proceso de registro
2. Clasificar la documental para el trámite
documentación Personal administrativo de los
en ordinaria y administrativo documentos internos y Hoja de trámite
clasificada. externos sean
electrónicos o análogos

3. Comprobar que Verificar que la
los sobres se Personal documentación y los sobres
encuentren estén completamente cerrada
cerrados, sin administrativo sin signos de alteración no
alteraciones. modificaciones.

Abrir la correspondencia
4. Identificar el tipo Personal oficial para su identificación e Repositorio
de ingreso a la recepción
correspondencia administrativo documental, y que esté digital
debidamente sellada. a fin de

E2 La Exposición S4-71 y Vela
Telf.: 2583-032 * www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec
Quito – Ecuador