Page 227 - الدليل الاجرائي الاصدار الثاني لادارة التوجيه والارشاد بنات 1443هـ

‫مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد‬ ‫إجراء قواعد اإلبجيرااناء اتلالإسحكرتصاائرييةة‬
‫بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ‪ISO9001:2015‬‬ ‫رمز ارلإمزجراالءا‪:‬جعرا‪1‬ء‪2‬جع‪-164(-‬ج‪)1-3-)61(--3‬‬

‫‪21‬‬

‫خريطة تدفق سير إجراء السكرتارية‬

‫السكرتيرة‬

‫تنظيم ملفات‬ ‫تنظيم اجتماعات ومواعيد‬ ‫الصادرالداخلي‬ ‫الوارد الداخلي‬
‫وسجلات مديرة‬ ‫مديرة الإدارة‬ ‫استلام الخطابات‬ ‫استقبال البريد الوارد من‬
‫والمراسلات الصادرة من‬ ‫الايميل الرسمي من مديرة‬
‫الإدارة‬ ‫حضورالاجتماع وتسجيل أهم‬ ‫الإدارة والايميل الرسمي‬
‫الملاحظات والتوصيات‪.‬‬ ‫مديرة الإدارة ‪.‬‬
‫تنظيم وفهرسة ملفات‬ ‫تسجيل الخطابات‬ ‫للصادروالوارد‬
‫مديرة الإدارة‬ ‫كتابة محضرالاجتماع‬ ‫والمعاملات الصادرة من‬ ‫عرض البريد الوارد على‬
‫واعتماده من مديرة الإدارة ‪.‬‬ ‫مديرة الإدارة الكترونيا‬
‫حفظ الوثائق السرية‬ ‫تسليم الخطابات‬ ‫مديرة الإدارة‬
‫توقي اعلاالجتحاماضعرايلنكتعرلونىي ًام‪.‬حضر‬ ‫والمراسلات الصادرة من‬ ‫متابعة اعداد الرد على‬
‫حفظ الملفات ورقي ًا‬ ‫مديرة الإدارة (النشرات‪/‬‬ ‫الخطابات والمعاملات‬
‫والكترونيا‬ ‫كتابة تقاريرالزيارات‬ ‫تكليفات) للموظفات‬
‫الكترونيا عن طريق‬ ‫الواردة ‪.‬‬
‫الايميل الرسمي للصادر‬
‫حفظ استمارات الزيارات لمديرة‬
‫الإدارة في الملف الخاص ‪.‬‬ ‫والوارد ‪.‬‬

‫الرد على المكالمات الواردة‬
‫وتحديد المواعيد حسب الحاجة‪.‬‬

‫تنظيم مقابلات المراجعات‬
‫للمديرة خلال الدوام بنموذج‬

‫سجل المراجعات‬

‫تجهيزالمعاملات المطلوبة للمديرة‬
‫لمقابلة المراجيعواميتًا‪.‬قبل دخولهن‬

‫اعداد محاضرالمستفيدات‬
‫اللازمة وفق شكواهن أو‬
‫التنبيهات المطلوب تسليمها لهن‬

‫واعتمادها وحفظها‬
‫عمل تقريرعما تم إنجازه‬

‫وعرضه لمديرة الإدارة‬

‫‪189‬‬