Page 2352 - บทความทางวิชาการหลักสูตร ผู้พิพากษาหัวหน้าศาล รุ่นที่ 21

๙

การใช้เครื่องมือสื่อสาร เช่นโทรศัพท์ โทรสาร จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งล้วนเป็นเครื่องมือสื่อสาร
ที่รวดเร็ว ประหยัดเวลา โดยมีแนวทางปฏิบัติ ดังนี้

๑.๑ ก่อนประสานงานต้องคิดก่อนว่า เราต้องการอะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร ควรติดต่อใคร
หน่วยงานใด
๑.๒ ควรมีบัญชีรายชื่อ เบอร์โทรศัพท์ของบุคคล หน่วยงานที่เกี่ยวข้องไว้เป็นส่วนตัว และส่วนกลาง
๑.๓ เมื่อติดต่อกับผู้ใด ควรจดชื่อและเบอร์โทรศัพท์ของผู้นั้นไว้ใช้ติดต่อในโอกาสต่อไป หรืออาจทำ

เป็นบัญชีไว้ในปกแฟ้มเรื่องนั้นๆ
๑.๔ ควรประสานกับระดับเดียวกันหรือต่ำกว่าก่อน
ี
๑.๕ ใช้คำพูดสุภาพ ให้เกียรติคู่สนทนา แม้รู้ว่าเขามตำแหน่งต่ำกว่า ไม่พูดยกตนข่มท่าน
๑.๖ อาจหาข้อมูลก่อนว่าผู้ที่เราจะติดต่อ เป็นผู้ใด ตำแหน่งหน้าที่อะไร อายุเท่าไร เมื่อสนทนากัน

อาจเรียกพี่ น้อง หรือท่านจะทำให้เขามีความรู้สึกที่ดี
๑.๗ การอ่อนน้อมถ่อมตนด้วยความจริงใจ มักเป็นที่พึงพอใจของผู้อื่น
๑.๘ ในการประสานงานครั้งที่สอง หลังจากรู้จักกันแล้ว อาจทักทายหรือซักถามด้วยความห่วงใย
และจริงใจ เกี่ยวกับเรื่องสุขภาพ การงาน ฯลฯ ก่อนประสานเรื่องงาน

๑.๙ กล่าวคำขอบคุณทุกครั้งหลังการสนทนา
๑.๑๐ เมื่อรับปากเรื่องใดไว้ต้องรีบทำ เช่น จะรีบส่งโทรสารไปให้หรือรีบทำหนังสือไป
๒. การประสานด้วยหนังสือ

การประสานงานด้วยหนังสือจะใช้ในกรณีที่เป็นงานประจำที่ทั้งสองหน่วยงานทราบระเบียบปฏิบัติอยู่แล้ว
มีแนวทางปฏิบัติ ดังนี้
๒.๑ หากเป็นเรื่องใหม่ควรประสานทางโทรศัพท์ก่อนเสมอ
๒.๒ ตัวอย่างเรื่องที่อาจต้องมีหนังสือไปหลังจากโทรศัพท์ติดต่อด้วยวาจาแล้ว เช่น ขอทราบข้อมูล
ื
ขอหารือ ขอทราบความต้องการ ขอรับการสนับสนุน ขอความอนุเคราะห์ ขอความร่วมมอ ฯลฯ
๒.๓ การร่างหนังสือควรให้ถูกหลักการ ถูกต้อง และถูกใจ (ผู้รับ)
๒.๔ การร่างหนังสือขอรับการสนับสนุน ขอความอนุเคราะห์ หรือขอความร่วม ควรประกอบด้วย

เหตุที่มีหนังสือมา ยกย่องหน่วยงานที่จะขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์ ขอความร่วมมือ เรื่องราว
ที่ขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์ ขอความร่วมมือ ตั้งความหวังที่จะได้รับการสนับสนุน/
อนุเคราะห์/ร่วมมอ และขอบคุณ
ื
๒.๕ เมื่อได้รับการสนับสนุน/อนุเคราะห์/ร่วมมือแล้ว ควรมีหนังสือไปขอบคุณบุคคลหรือหน่วยงาน
ื่
นั้นๆ เสมอ เพอสานความสัมพันธ์ไว้สำหรับโอกาสต่อไป
๓. การพบปะด้วยตนเอง
การพบปะด้วยตนเองเป็นการประสานงานที่ดีที่สุด เพราะได้พบหน้า ได้เห็นบุคลิกลักษณะ สีหน้าท่าทาง
ของผู้ติดต่อทั้งสองฝ่าย มีเวลาในการซักถาม ทำความเข้าใจกันได้อย่างเพียงพอ เพราะทั้งสองฝ่าย

้
ต้องวางมือจากงานอื่นทั้งหมด แต่จะมีขอเสีย คือใช้เวลามาก ดังนั้น การพบปะจึงมักใช้ในกรณีที่เป็นเรื่อง
ี
นโยบาย เรื่องสำคัญ หรือเรื่องที่มีรายละเอียดมาก หรือต้องการให้เกียรติ ให้ความสำคัญกับอกฝ่ายหนึ่ง
หรือต้องการสร้างความรู้สึกที่ดีแก่อกฝ่าย ให้เขารู้ว่าเราให้ความสำคัญแก่เขาด้วยการมาพบด้วยตนเอง ซึ่ง
ี
มีแนวทางปฏิบัติ ดังนี้