Page 5 - PANDUAN PELAYAN ADMINISTRASI OFS

PENJELASAN:
A. UNTUK PERSAUDARAAN LOKAL
Persaudaraan Lokal adalah kesatuan paling dasar bagi Ordo Fransiskan Sekular di mana
anggota-anggotanya mulai melangkah dan menjalani seluruh proses pertobatannya dalam
persekutuan kasih. Di sini seorag anggota dibimbing dan didampingi agar dapat memutuskan
secara definitif menepati Injil Suci Yesus Kristus dengan meneladani hidup dan semangat St.
Fransiskus Assisi. Para Dewan Lokal hendaknya berusaha memberikan pelayanan yang tulus
dan manusiawi, baik dalam bidang pembinaan maupun dalam bidang administrasi. Perjalanan
dan rekam jejak seorang anggota, hendaknya dicatat secara teliti dan akurat: pencatatan sejak
dini akan sangat membantu para pelayan selanjutnya. Untuk surat-surat resmi, Dewan Lokal
menggunakan lembar surat dengan kop persaudaraan.

1. PENDAFTARAN CALON ANGGOTA Form A.1
Blanko data ini sebaiknya disodorkan ketika calon bersangkutan sedang menjalani Tahap
Pengenalan atau mulai menyatakan niatnya untuk beralih Tahap memasuki Tahap Inisiasi
(Postulan)
2. PERMOHONAN ALIH TAHAP Form A.2
Lembar ini diisi oleh calon anggota sekurang-kurangnya satu bulan sebelum Alih Tahap,
kecuali bagi yang akan Profesi diisi tiga bulan sebelum Alih Tahap. Format ini berlaku
untuk semua tahap/jenjang.
3. KEPUTUSAN PENERIMAAN ALIH TAHAP Form A.3
Merupakan jawaban dari Dewan Lokal, yang menyatakan apakah seorang calon dapat
diterima menuju Tahap berikutnya. Surat ini harus disampaikan kepada calon (pemohon)
selambat-lambatnya satu bulan sebelum pelaksanaan Alih Tahap. Bagi anggota yang akan
mengucapkan Profesi Seumur Hidup, Dewan Lokal hendaknya memohon persetujuan dari
Dewan Nasional, sebelum mengeluarkan surat keputusannya.
4. BERITA ACARA ALIH TAPAH Form A.4
Merupakan sebuah dokumen penting yang mencatat secara jelas proses penyelenggaraan
Alih Tahap tersebut: kapan, di mana, peristiwa apa, siapa dan lain-lain. Dokumen ini perlu
ditandatangani oleh Pemimpin Upacara, Minister yang menerima Alih Tahap tersebut, serta
seorang saksi (boleh juga salah seorang yang Alih Tahap).
5. DAFTAR ANGGOTA Form A.5
Daftar ini hendaknya diperbaharui setiap tahun dan dikirim kepada Dewan Regio bersama
laporan tahunan.
6. BUKU INDUK ANGGOTA Form A.6
Merupakan dokumen penting yang berisi semua keterangan yang perlu tentang anggota.
Pengisian Buku Induk dapat dilakukan berdasarkan lembaran pendaftaran Calon Anggota
dan data-data lain sesudahnya (lihat Butir 1 di atas). Perlu ditempelkan pas foto anggota
ybs.
7. BUKU MUTASI Form A.7
Buku ini mencatat setiap mutasi yang terjadi, anggota masuk atau keluar (mis. Anggota
pindah ke persaudaraan lain, anggota mengundurkan diri, anggota yang diberhentikan
sementara, anggota meninggal dunia, dll). Juga mencatat anggota masuk yang pindah dari
persaudaraan lain. Diisi setiap bulan.

4