Page 6 - PANDUAN PELAYAN ADMINISTRASI OFS

8. BUKU KRONIK Form A.8
Buku yang mencatat peristiwa demi peristiwa yang terjadi dalam perjalanan persaudaraan
itu. Sebaiknya langsung dicatat, pisahkan fakta dan pendapat. Buku ini akan sangat berguna
untuk melihat pertumbuhan persaudaraan dan dapat menjadi bahan/sumber menyusun
sejarah persaudaraan.
9. BUKU TAMU Form A.9
Mungkin persaudaraan setempat menerima kunjungan tamu (perorangan atau kelompok);
tamu diminta mengisi buku tersebut.
10. DAFTAR HADIR PERTEMUAN ANGGOTA Form A.10
Setiap kali pertemuan anggota, hendaknya disodorkan Daftar Hadir yang diisi dan
ditandatangani
11. BUKU NOTULEN RAPAT Form A.11
Setiap rapat atau pertemuan resmi yang diselenggarakan Dewan Persaudaraan, harus
dicatat dalam Buku Notulen. Risalah rapat biasanya mencatat a.l hari, tanggal, waktu,
tempat, agenda atau acara rapat, siapa yang hadir (juga dicatat yang tidak hadir) dan hasil
keputusan atau kesimpulan rapat. Risalah tersebut harus ditandatangani oleh pemimpin
rapat dan sekretarisnya. Dilampirkan Daftar Hadir peserta rapat itu.
12. BUKU INVENTASI Form A.12
Persaudaraan setempat mungkin memiliki harta / kekayaan bersama, agar dicatat dalam
buku Inventaris (Inventaris Barang). Demikian pula buku-buku atau dokumen penting
lainnya (Inventaris Buku/Dokumen). Pada setiap akhir masa pelayanan, buku ini diperiksa.
13. ARSIP SURAT MASUK Form A.13
Surat atau dokumen-dokumen lain yang diterima, baiklah dicatat dalam buku Arsip ini,
dengan menjelaskan asal, tanggal surat, nomor surat, isi singkat surat dan keterangan lain
yang perlu.
14. ARSIP SURAT KELUAR Form A.14
Demikian pula surat-surat keluar hendaknya dicatat, dengan menyebutkan Tujuan surat,
tanggal surat, nomor surat, isi singkat dan keterangan lain yang perlu.
15. BUKU EKSPEDISI Form A.15
Buku ini berfungsi untuk mencatat pengiriman surat-surat atau dokumen lain, kapan
dikirim dan siapa yang menerimanya.
16. UNDANGAN MEMIMPIN KAPITEL Form A.16
Kapitel Persaudaraan Lokal dipimpin oleh Minister Regio atau utusan yang mewakilinya.
Maka selambat-lambatnya satu bulan sebelum pelaksanaan Kapitel, Dewan Lokal
mengirimkan surat undangan kepada Dewan Regio (StatNas Art.26.3)
17. UNDANGAN MENGHADIRI KAPITEL Form A.17
Dewan Lokal juga harus membuat surat undangan kepada semua anggota persaudaraan
untuk menghadiri dan aktif menggunakan haknya dalam kapitel pemilihan tersebut.
Kehadiran lebih dari setengah jumlah anggota yang memiliki hak memilih merupakan
syarat sahnya pelaksanaan kapitel pemilihan (KU Art. 77,4)
18. REKAP PERHITUNGAN SUARA Form A.18
Dalam Kapitel Pemilihan (sesuai KU Art. 76-79) nama calon dan jumlah suara calon dan
jumlah suara setiap tahap pemilihan dicatat secara cermat oleh petusas dan diketahui /
ditandatangani oleh Ketua/Pemimpin dan Sekretaris Kapitel.

5