Page 9 - PANDUAN PELAYAN ADMINISTRASI OFS

5. BUKU INVENTARIS Form A.12
Semua harta kekayaan yang dimiliki bersama, hendaknya dicatat dalam Buku Inventaris;
mungkin berbentuk barang maupun Buku atau dokumentasi lain.
6. ARSIP SURAT MASUK Form A.13
Surat atau dokumen lain yang diterima, baiklah dicatat dalam buku Arsip ini, dengan
menjelaskan asal surat, tanggal, nomor, isi singkat dan keterangan lain yang perlu
7. ARSIP SURAT KELUAR Form A.14
Demikian pula surat yang dikeluarkan oleh Dewan Regio, dicatat dalam buku Arsip surat
Keluar dengan menjelaskan tujuan surat, tanggal, nomor, isi singkat dan keterangan lain
yang perlu.
8. BUKU EKSPEDISI Form A.15
Buku ini berfungsi untuk mencatat pengiriman surat-surat oleh Dewan Regio; kapan
dikirim, ke mana dan siapa yang menerima dsb.
9. UNDANGAN MEMIMPIN KAPITEL REGIO Form A.16
Kapitel Regio dipimpin oleh Minister Nasional atau Utusan yang mewakilinya, maka tiga
bulan sebelumnya, undangan tersebut telah dikirim kepada Dewan Nasional
10. UNDANGAN MENGHADIRI KAPITEL REGIO Form A.17
Kapitel Regio selain dihadiri oleh Dewan Regio, juga dihadiri oleh semua Dewan
Persaudaraan Lokal yang ada di wilayahnya. Kehadiran lebih dari setengah jumlah anggota
yang memiliki hak memilih merupakan syarat sahnya pelaksanaan kapitel (KU.Art.77.4).
Maka Undangan untuk menghadiri Kapitel Pemilihan harus dikirim selambat-lambatnya
satu bulan sebelumnya.
11. REKAP PENGHITUNGAN SUARA Form A.18
Dalam Kapitel Pemilihan (sesuai KU.Art.76-79), nama calon dan perolehan suara pada
setiap tahap pemilihan perlu dicatat secara cermat oleh petugas. Kemudian pada akhir
pemilihan, dokumen ini ditandatangani oleh Ketua / Pemimpin dan Sekretaris Kapitel.
12. BERITA ACARA KAPITEL Form A.19
Hasil Kapitel tersebut dibuatkan Berita Acaranya, dengan menyebutkan kapan, di mana,
siapa yang memimpin, berapa orang peserta / pemilih, dan hasil pemilihan tersebut;
kemudian ditandatangani oleh Ketua/Pemimpin, Sekretaris Kapitel dan Saksi-saksi.
13. BERITA ACARA SERAH TERIMA PELAYANAN Form A.20
Pada saat dilaksanakan serah terima jabatan pelayanan dari Dewan yang terdahulu kepada
Dewan yang baru terpilih, dibuat Berita Acara Serah Terima Pelayanan. Secara simbolis
dapat diserahkan cap/stempel Dewan Regio, Data persaudaraan Lokal dan Laporan
Pertanggungjawaban Dewan periode terakhir. Hal-hal teknis dan Dokumen serta harta
milik yang lain dapat diselesaikan bersama, selambat-lambatnya dalam waktu satu bulan
kemudian.
14. RENCANA KEGIATAN TAHUNAN Form A.21
Merupakan suatu kewajiban bagi para Dewan Regio untuk menyusun rencana kegiatan
setiap tahun. Rencana tersebut sebaiknya dalam bentuk matrix dengan memperhatikan
unsur waktu dan unsur kegiatannya. Tentu saja hal ini perlu dijabatkan lagi lebih rinci oleh
masing-masing bidang dalam suatu program kerja yang spesifik, terukur, dapat dicapai
pada rentang waktu yang ditentukan.

8