Page 8 - PANDUAN PELAYAN ADMINISTRASI OFS

B. UNTUK DEWAN REGIO
1. Data Persaudaraan Lokal Form B.1.
2. Buku Kronik Form A.8
3. Buku Tamu Form A.9
4. Buku Notulen Rapat Form A.11
5. Buku Inventaris Form A.12
6. Arsip Surat Masuk Form A.13
7. Arsip Surat Keluar Form A.14
8. Buku Ekspedisi Form A.15
9. Undangan Memimpin Kapitel Regio Form A.16
10. Undangan Menghadiri Kapitel Regio Form A.17
11. Rekap Perhitungan Suara Form A.18
12. Berita Acara Kapitel Regio Form A.19
13. Berita Acara Serah Terima Pelayanan Form A.20
14. Rencana Kegiatan Tahunan Form A.21
15. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja OFS Regio Form B.5
16. Buku Kas Form A.24
17. Buku Bank Form A.25
18. Surat Tugas Form B.2
19. Instrumen Visitasi Form B.3
20. Laporan Tahunan Form B.4

PENJELASAN:

Dewan Regio bertanggung jawab untuk membimbing dan menjiwai semua pesaudaraan Lokal
yang ada di wilayahnya. Dalam kedudukannya di antara Persaudaraan Lokal dan Nasional,
Dewan Regio menjalankan fungsi koordinasi, dan komunikasi, sedemikian sehingga alur
hubungan dan pelayanan dapat terjalin dengan lancar dan berhasil guna. Dalam pelayanan
administrasi, beberapa format yang dipakai di persaudaraan Lokal dapat digunakan juga oleh
Dewan Regio dengan penyesuain di mana perlu KOP surat disesuaikan.

1. DATA PERSAUDARAAN LOKAL Form B.1
Adalah sangat penting, Dewan Regio memiliki (dan selalu meng-update) data-data semua
persaudaraan lokal, termasuk data keanggotannya. Data-data tersebut dapat diperoleh
melalui Visitasi (Kunjungan Persaudaraan) oleh Dewan Regio, maupun melalui Laporan
berkala oleh persaudaraan Lokal. Semua data tersebut kemudian direkap dan dikemas
untuk pada waktunya dikirimkan sebagai Laporan kepada Dewan Nasional.
2. BUKU KRONIK Form A.8
Buku ini mencatat semua peristiwa dan kegiatan yang terjadi atau yang berhubungan
dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Dewan Regio
3. BUKU TAMU Form A.9
Jika Dewan Regio mendapat kunjungan tamu, baiklah disediakan Buku Tamu untuk diisi.
4. BUKU NOTULEN RAPAT Form A.11
Setiap rapat atau pertemuan yang diselenggarakan Dewan Regio hendaknya dibuatkan
notulen/risalah. Risalah rapat biasanya mencatat: hari, tanggal, waktu/jam, tempat, agenda
atau acara rapat, siapa/berapa yang hadir (dicatat juga yang tidak hadir), keputusan atau
kesimpulan rapat tsb. Risalah tersebut hendaknya ditandatangani oleh Pemimpin rapat dan
sekretaris rapat.

7