Page 134 - Modul Pengelolaan Kantor Depan Hotel

c. Rangkuman

Didalam front office department di hotel ada petugas yang bertugas
menangani seluruh pelayanan komunikasi lewat telephone yang disebut

dengan petugas telephone operator. Telephone operator adalah orang yang
bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menyediakan pelayanan

sambungan telephone yang masuk kepada orang yang dituju, serta membuka
saluran telephone bila ada karyawan hotel ingin melakukan panggilan

telephone ke pihak luar hotel. Seorang telephone operator merupakan seorang

yang sering melakukan komunikasi jarak jauh maupun internal perusahaan
serta petugas telephone operator harus dapat memahami cara kerja serta

sistem telephone yang diguanakan ditempat ia bekerja dengan baik dan

tepat.Dihotel sendiri ada yang namanya Incoming call (telephone yang masuk
ke dalam hotel ) dan Outgoing call (panggilan yang dilakukan dari dalam

hotel keluar hotel ). Perlengkapan fisik( hal yang tampak oleh mata) yang
harus tersedia di telephone operator antara lain: Switch board, Telephone set

and head set, Komputer, Meja Operator, dan Kursi, Video system set dan
Audio system set, White board dan jam dingding dan filling cabinet. Bagian

telepon merupakan bagian yang penting di suatu perusahaan, karena

merupakan ujung tombak. Citra perusahaan sangat ditentukan oleh bagian
telepon ini. Untuk dapat menjawab telepon masuk dengan baik maka

operator telepon harus menguasai:
a. Penggunaan peralatan telepon

b. Sopan santun bertelepon

c. Cara menawarkan bantuan

d. Jenis keterangan yang harus diperoleh dari penelepon

e. Cara menangani pesan telepon

130