Page 129 - Modul Pengelolaan Kantor Depan Hotel

a. Kalender Meja

b. Jam Dinding

c. Alat Tulis (Pensil, Bolpoin)

d. Lembar Pesan Telepon (LPT)

e. Daftar Nomor Telepon Extention Internal

f. Buku Daftar Telepon Masuk

8. Prosedur Menerima Telepon Yang Benar

Langkah-langkah untuk menangani telepon masuk adalah sebagai berikut:

1) Identifikasi Nama Diri atau Hotel

2) Sebutkan nama anda, nama perusahaan, nama bagian atau nomor telepon

diikuti dengan ucapan salam

3) Jika telepon masuk berasal dari luar perusahaan sebutkan nama perusahaan
atau nomor telepon perusahaan. Contoh: PT MAWAR MERAH, Selamat

pagi 774773, Selamat siang

4) Jika telepon masuk berasal dari lingkungan perusahaan sendiri
sebutkan nama bagian atau nomor extention. Contoh: Departemen

Pemasaran, Selamat siang Pesawat 212, Selamat pagi

5) Lakukan Penyaringan Topik Pembicaraan Seleksilah isi materi yang
dibicarakan penelepon. Hal ini untuk menghindari pembicaraan yang

sifatnya rahasia atau pembicaraan yang bukan merupakan kewenangannya.
Disamping itu juga dimaksudkan untuk mengurangi kesibukan kantor yang
tidak perlu.

6) Penyaringan topic ini meliputi hal-hal sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi nama dan nomor telepon penelepon

125