Page 124 - Modul Pengelolaan Kantor Depan Hotel

benar, salah, jujur, adil dan lain-lain, sementara etiket“ apa yang sopan dan
pantas.” Etiket diterapkan, misalnya dalam percakapan, bertamu,

berkunjung, makan-minum, melayani atau menerima tamu, bertelepon dan
seterusnya.
b) Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon,

kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi.
Dengan demikian, kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik,

memakai busana yang up to date, juga tidak perlu menampakkan wajah yang
ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu. Hal yang
terpenting hanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat,

dan bersahabat, dan juga tidak bernada emosi. Dengan suara yang merdu
didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunisi

dengan kita. Walaupun begitu, penampilan tetap tidak boleh diabaikan,
karena tugas sekretaris bukan hanya menerima atau menelpon.
c) Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara

akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. Adapun hal-hal
yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan
etiket bertelepon adalah sebagai berikut.

 Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali
berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan.
Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapapun yang

menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya
 Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan

nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Kata “hallo”
hanya membuang waktu dan bertelepon bila seseorang sudah mengenal
penelpon begitu dekat, tetapi jika kita berada di tempat kerja,

sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.
 Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk

kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon.
Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan “hobi
ngerumpi.” Dalam hal ini kita harus mampu menempatkan diri kita

120