Page 100 - كتاب المكاتب الامامية2018 _Neatثالثه فنادق
P. 100
د .كــــرم غازي المكاتب الامامية Front Office
بعد أن تتم تعبئة الاستمارة أو النموذج يتم إعطاء نسخه من مفتاح الصندوق للنزيل ويحتفظ الصراف بالمفتاح
الرئيسي للصندوق .وفي كل مره يرغب بها النزيل من فتح الصندوق يتم إبلاغ الصراف لاستخدام المفتاح الذي
بحوزته لفتح الصندوق أولا ثم استخدام المفتاح الذي لدى النزيل .عند المغادرة يتم استلام مفتاح الصندوق من
النزيل بعد إخلائه من ممتلكات النزيل ويتم التوقيع على تسليم المفتاح من قبل النزيل.
تاسعاً :السلفيات النقدية:
. .2تمنح بتكليف من مديري الفنادق وتحت مسئولياتهم.
.1مصرح لموظف الخزينة بمنح سلفه بسيطة جدا للنزيل عند وصوله وفي مواعيد تكون فيها البنوك مغلقة.
.3السلفيات الخاصة بمصروفات مكتب الاستعلامات.
مصرح لصراف المكاتب الأمامية بسداد السلفيات الخاصة بمصروفات مكتب الاستعلامات للنزلاء ضيوف
الحكومة والشركات والمؤسسات بشرط أن يكون لدى الموظف خطاب ضمان من هذه المؤسسات ويجب على
النزيل التوقيع شخصيآ على فاتورة مكتب الاستعلامات.
عاشراً :التعامل مع بعض الحالات الخاصة : Special Cases
هناك بعض الحالات الخاصة الني تتطلب تعامل صراف المكاتب الأمامية معها منها:
حسابات الضيوف غير المقيمين :وهم الضيوف من غير النزلاء الذين يأتون إلى الفندق للحصول علمى بعض
الخدمات أو تناول بعض الأطعمة والمشروبات ،وهنا يتم تقديم الخدمات لهم وارسال تكلفتها مرفقه بالفاتورة
للصراف لتوريدها وتسجيلها.
الحفلات :بعد أن يتم الاتفاق مع العميل على تكاليف الحفلة يتم توريد المبلغ إلى الصراف بفاتورة صادرة من قسم
الحفلات.
الفواتيرالمؤجلة :فيما يتعلق بالفواتير المؤجلة الدفع (مثل فواتير النزلاء التي تقوم بالحجز لهم بعض الشركات
وتتولى تكلفة الإقامة) يقوم الصراف بإنهاء اجراءات المغادرة وتسجيل الفاتورة بانها فاتورة مؤجلة الدفع وطلب
توقيع العميل عليها ومن ثم يتم ارسالها إلى قسم المحاسبة والتي تتولى عملية المطالبة بالسداد.
فواتيربعد المغادرة :وهي الفواتير الني تصل للصراف بعد مغادرة العميل للفندق ،وهنا يتم مراسلة العميل
بالفاتورة ومطالبته بتسديدها.
حادي عشر :مكائن التسجيل لدى صراف المكاتب الأمامية : Cash Register
عند القيام بعمليات فتح الحساب وتسجيل العمليات الماليه وطباعه الفاتوره النهائيه للنزيل تتم آليا باستخدام بعض
الأجهزة من أهمها:
: NCRهو الجيل القديم من المكائن والأجهزة المستخدمة لدى صراف ،المكاتب الأمامية .قليل من الفنادق في
العالم تستخدم هذا النوع من المكائن في عملها .بشكل عام تعتمد هذه المكائن في عملها على تسجيل حسابات
العميل يدويا بالمكينه وطباعتها على فاتورة خاصه يكون لها شكل محدد ومعين.
الكمبيوتر :مع التطور التكنولوجي المعاصر ودخول الكمبيوتر وبرامج الكمبيوتر في جميع الأعمال والنشاطات.
فقد غزا الكمبيوتر مجال عمل الفنادق ومن ضمنها أعمال الصرافين حيث أنه لضمان الدقه والخدمه الجيده
استحدثت العديد من برامج الكمبيوتر التي تخدم الصرافين والفندق وتوفر خدمه جيده وسريعه للنزلاء .جهاز
الكمبيوتر لدى صراف المكاتب الأمامية يحتوي على برنامج الكمبيوتر الخاص بالفندق والذي يتضمن أعمال
صراف المكاتب الأمامية والعمليات الحاسبيه الني يؤدوها .فهنا يتم فتح الحساب وتسجيل القيود وطبع الفاتورة
وتسوية الحساب باستخدام الكمبيوتر والبرنامج الموجود به.
011
