Page 133 - كتاب المكاتب الامامية2018 _Neatثالثه فنادق
P. 133
د .كــــرم غازي المكاتب الامامية Front Office
الفصل التاسع :التقارير والإحصائيات
Reports & Statistics
يتم إعداد العديد من التقارير والإحصائيات من قبل المكاتب الأمامية والتي تساهم في تنظيم العمل وقياس كفاءة
الأداء وايضأ تساعد إدارة الفندق على الوقوف على الوضع الحقيقي للفندق وبناء إلخطط المستقبلية واتخاذ
القرارات .معظم التقارير تعد من قبل المراجع الليلي بالفنادق وقد سبق التحدث عنها في الوحدة المتعلقة بالمراجع
الليلي ولكن ايضأ هناك عدد من التقارير سوف يتم التطرق إليها في هذه الوحدة بالإضافة إلى الإحصائيات.
اولاً :من أمثلة التقاريرالتي تعدها المكاتب الأمامية:
-9تقرير النزلاء : Guests In House
يتم تقرير عن الضيوف المقيمين والمتوقع مغادرتهم أو تمت مغادرتهم بالفعل حسب ترتيب الحروف الأبجدية
لأسمائهم أو أرقام الغرف ،وتقارير عن أرصدة حساباتهم وأسعار الغرف الخاصة بهم وجنسياتهم وتاريخ
وصولهم والتاريخ المتوقع لمغادرتهم .كما يمكن طبع تقارير عن اعياد ميلاد النزلاء.
-2التقرير المالي : Financial Report
بالإضافة إلى تقرير الإيرادات اليومي الذي يعده المراجع الليلي تقوم إدارة المكاتب الأمامية بإعداد تقرير مالي
دوري ( كل ثلاثة شهور ،ستة شهور وفي نهاية السنة المالية) يوضح مصروفات وإيرادات القسم .حيث يتم
تفصيل مصروفات القسم وبنوده ومجموع الإيرادات ومصادرها.
-3التقارير السوقية : Market Report
إدارة التسويق وتنفيذا لمهامها فهي بحاجة إلى عدد من التقارير ترتبط بطبيعة عمل المكاتب الأمامية وتعد من
قبل المكاتب الأمامية ،من هذه التقارير هناك تقارير توضح الشرائح السوقية وحجم تعامل كل شريحة سوقية مع
الفندق مما يساعد في عملية التسويق واستهداف الشرائح السوقية الأكثر إقبالا على الفندق والعمل على تنمية
الشرائح السوقية الأقل .وهناك تقرير أخر يتم إعداده يوضح حجم التعامل بين الفندق وشركات السياحة ومكاتب
السفر والذي يساعد في التأكد من تنفيذ بنود الاتفاق بين الفندق وشركات السياحة ويساعد في حساب عمولة كل
شركة منها.
-4تقارير الوردية : Shift Reports
هنا يتم طباعة تقارير كاملة عن العمليات التي تمت خلال الوردية وهذه كمية كبيرة يستحسن طبعها فقط عند
توقع عطل في البرنامج إما لبرمجة جديدة أو تحديث بعض عناصر البرنامج أو توقع انقطاع التيار الكهربائي.
يمكن الاعتماد على البيانات في هذه التقارير بصورة مؤقتة لتنفيذ الأعمال يدويآ لحين إمكانية العودة للعمل على
البرنامج مجددأ فيمكن بمساعدة تلك التقارير إجراء عمليات الإسكان المختلقة وعمليات المغادرة للنزلاء دون
تعطيل على سبيل المثال يمكن طبع تقرير بيانات عن كل النزلاء المغادرين وأرصدة حساباتهم عندها يمكن عمل
إجراء المغادرة للنزيل يدويا بمساعدة تلك البيانات.
.5تقرير بعمليات التسكين : Bucket Check Report
يفيد هذا التقرير بما يحويه عن بيانات جميع العملاء وجميع الغرف وأسعارها ويتم مراجعته مع تقارير حالة
الغرف اإلخاص بالمكاتب الأمامية والإشراف الداخلي لاكتشاف الأخطاء وتعديلها.
.6تقرير توقعات الغرف Room’s Expectations
يفيد في التزويد بمعلومات عن حالة الفندق والأسواق وبيانات الإشغال ومقارنتها بالسنوات السابقة .يفيد هذا
التقرير في إعطاء صورة عن بيانات الحجز وحالة الحجز وحالة الحجز المضمون وغير المضمون والنسبة
المئوية لعدد الغرف المحجوزة وبيانات عن المناسبات وحجز المجموعات السياحية .من فوائد هذا التقرير هو
إعداد خطة لصيانة الغرف في فترات الإشغال الضعيف ،ويحتوي هذا التقرير على عدد غرف الوصول المتوقعة
وعدد الغرف المغادرة والغرف المشغولة والغرف المحجوزة التي لم يحضر عملاؤها.
033
