Page 13 - E BOOK ADMINISTRASI TRANSAKSI

E-Book Administrasi Transaksi

3) Perhitungan stok barang, bagian penjualan akan menyampaikan permintaan
barang ke bagian gudang. Bagian gudang akan mengecek barang yang ada di
gudang, selanjutnya dikirim ke bagian penjualan. Bagian gudang akan
mencatat pada buku persediaan apabila persediaan barang hampir habis dan
akan melakukan pemesanan barang kepada supplier.
b. Melakukan survey pasar Survey pasar yang dilakukan adalah untuk memilih
produsen/agen/grosir yang terbaik yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan.
Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara memasang iklan di media masa, mencari
dari iklan penjualan barang dari perusahaan lain, mendatangi pusat-pusat
perbelanjaan yang terkenal, atau mendatangi kantor dinas perdagangan dan
perindustrian. Hasil dari kegiatan ini adalah adanya daftar harga dan catalog yang
dilengkapi dengan persyaratan pembelian-pembelian secara jelas. Dengan catalog
perusahaan akan dapat menentukan produsen/grosir/agen mana yang akan dipilih
sebagai supplier. Setelah memilih, perusahaan dapat mengirimkan surat
penawaran order kepada produsen/grosir/agen yang dipilh untuk memperoleh
harga dan kualitas barang yang terbaik.
c. Menerima penawaran dari berbagai perusahaan Pada tahap ini perusahaan
melakukan penjajagan dengan mengirimkan surat permintaan penawaran barang,
selanjutnya perusahaan-perusahaan yang terpilih akan mengirimkan surat
penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan daftar harga.
Sehingga gambaran yang lebih jelas dan lebih menguntungkan akan diperoleh
perusahaan.
d. Menentukan suplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik dengan
mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual
e. Membuat daftar barang yang akan dibeli
f. Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan supplier yang dipilih
g. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier
h. Menerima barang
i. Memeriksa barang apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (kualitas maupun
kuantitas). Apabila sesuai maka barang akan masuk ke gudang. Apabila tidak
sesuai maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil
pemeriksaan barang kepada supplier.
j. Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas

2. Alur Transaksi Penjualan Tunai
Penjualan tunai merupakan penjualan yang bebas dari resiko kerugian akibat tidak
terbayarnya barang. Oleh karena itu alur penjualan tunai ini diusahakan dibuat
sesederhana mungkin bagi para pelanggan.
Alur transaksi penjualan tunai dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan
sebagai berikut:
a) Penjualan bermula dari permintaan pelanggan (lisan maupun tertulis) yang
dibuktikan dengan adanya surat permintaan (order)
b) Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan
sementara)
SMK Negeri 1 Lumajang 13