Page 250 - Negara Kolonial 1854-1942. Panduan penelitian arsip kementerian urusan tanah jajahan. Kepulauan nusantara

44 Sumber yang digunakan, dengan penjelasan

Arsip dan sumber yang tercetak

1. Arsip Ministerie van Koloniën (Kementerian Urusan Tanah Jajahan) 1814-1942

Untuk informasi umum tentang tatanan, akses, dan seri khusus diacu ke F.J.M. Otten (2004),
Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940 (Den
Haag: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis). Bab 2 dan 16 masing-masing menyajikan
53
pembahasan tentang registratur rijksadministratie (administrasi pusat kerajaan) dan arsip
Kementerian Urusan Tanah Jajahan. Data dari kedua bab itu dipakai untuk penjelasan.

Tatanan
‘Archief Koloniën’ (Arsip Urusan Tanah Jajahan) ditata berdasarkan sejenis sistem verbal:
seri kronologis berkas, diatur berdasarkan tanggal penanganan. Penanganan itu terdiri dari
keputusan kementerian, ditulis pada lembar kertas yang dilipat dua. Berkas-berkas itu, yang
menghasilkan keputusan (voorstukken ‘berkas-berkas awal’), disertakan pada sampul.
Openbare verbalen (Arsip-arsip verbal umum) dilengkapi dengan tanggal dan nomor.
Geheime verbalen (Arsip-arsip verbal rahasia) hingga tahun 1900 menyandang tanggal dan
54
nomor dengan tambahan ‘geh’. Kabinetsverbalen (Arsip-arsip verbal kabinet) hingga tahun
55
1900 menyandang tanggal, huruf, dan tambahan ‘kab’. Geheime- en kabinetsverbalen (Arsip
kabinet dan rahasia) setelah tahun 1900 dilengkapi dengan tanggal dan huruf. Mencari dalam
arsip verbal memungkinkan jika diketahui periode ketika seseorang melakukan tindakan atau
suatu peristiwa terjadi. Untuk mencari berkas-berkas yang relevan, harus digunakan akses-
akses asli dari masa itu dalam bentuk indeks (yang dibuat per tahun kalender) dan register
kata kunci. Indeks terbagi dalam pelbagai rubrik. Sebelum suatu berkas disimpan, perlu
diteliti berkas tersebut masuk rubrik mana. Selanjutnya berkas itu dicatat dalam rubrik yang
bersangkutan dengan mencantumkan tanggal dan nomor atau huruf dari keputusan
penanganan. Pada uraian dalam indeks dipakai kata-kata kunci (nama orang, geografi, hal /
urusan), yang dicatat dalam register kata kunci. Kata-kata kunci dalam register itu mengacu
ke halaman-halaman indeks.

Penandaan Exhibitum (Ekshibitum) berarti ‘telah ditangani’. Disingkat menjadi Exh., istilah
itu diikuti oleh tanggal (Catatan: penyebutan bulan dalam angka di awal berarti tanggal
56
harinya!) dan nomor / huruf, dituliskan pada berkas-berkas yang masuk.

53 Penataan dan penyimpanan berkas-berkas arsip.
54
‘geh’ singkatan dari geheim yang berarti ‘rahasia’.
55
‘kab’ singkatan dari kabinet.
56
Misalnya, 4-1-1906 sebenarnya berarti ‘1-4-1906: tanggal 1, bulan April, tahun 1906’.
249