Page 118 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 118
107
1. เพื่อให้เอกสารประเภทเดียวกันอยู่ในแหล่งเดียวกัน อันเป็นการ
ประหยัดอุปกรณ์ในการจัด อุปกรณ์ในการจัดเก็บสถานที่เก็บและค้นหาได้
งายในทันทีที่ต้องการ
2. การจัดเก็บเอกสารที่มีระบบดี ช่วยให้ประหยัดเวลาและแรงงาน
หากผู้เก็บเอกสารสามารถเลือกใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสมก็จะเป็นการประหยัด
ค่าใช้จ่ายของส านักงานอีกด้วย
3. พนักงานเก็บเอกสาร สามารถค้นหาเอกสารได้สะดวก หากสามารถ
จัดแหล่งเก็บเอกสารไว้อย่างเป็นระเบียบ สวยงาม และสามารถแยกเอกสาร
ประเภทต่างๆ ไว้ด้วยกัน จะค้นหามาใช้ก็ท าได้สะดวกและรวดเร็ว
4 เอกสารที่ไม่จ าเป็น พนักงานจะเลือกท าลายหรือไม่จ าเป็นต้องน าเข้า
เก็บ ท าให้พนักงานเก็บเอกสารสามารถคัดเลือกเอกสารได้อย่างถูกต้อง
5. เอกสารบางชนิดจ าเป็นต้องเก็บไว้ 5 ปี 16 ปี หรือตลอดไป เอกสาร
บางชนิดจ าเป็นต่อการค้นคว้าทางประวัติศาสตร์ พนักงานเก็บเอกสารจะได้
คัดเลือกได้อย่างถูกต้องเช่นกันเท่าที่กล่าวมานี้ การเก็บเอกสารนับว่ามีความ
จ าเป็นและมีความส าคัญต่อกิจการมาก หากระบบการเก็บค้นแอกสารไม่มี
ประสิทธิภาพเสียแล้ว อาจท าให้ผู้บริหารขาดข้อมูลในการตัดสินใจ
บริหารงานให้ดีได้
6.2.3 เป้าหมายผลงงานเก็บเอกสาร
ดังได้กล่าวถึงความจ าเป็นและวัตถุประสงค์ของการเก็บเอกสารไปแล้ว แต่
พนักงานเก็บเอกสารที่ดีควรวางเป้าหมายหลักอันแสดงถึงผลบรรลุของงานไว้
เพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติงานให้ได้ตามเป้าหมายและให้งานสัมฤทธิ์
