Page 121 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 121
110
3. เอกสารที่หมดคุณค่าและไม่มีประโยชน์ต่อไปแล้ว หน่วยงานเก็บ
เอกสารจะต้องหาวิธีการท าลายเพื่อลดแหล่งเก็บหรือท าให้แหล่งเก็บเอกสาร
เพิ่มขึ้นอีก
6.2.5 เอกสารที่เป็นความลับและส าคัญ
หนังสือหรือเอกสารที่เป็นความลับและหนังสือส าคัญ หมายถึงหนังสือ
ที่พนักงานจัดการเอกสารเลือกสรรตามล าดับของความลับและส าคัญ
ตลอดจนนโยบายและธรรมเนียมในการปฏิบัติของหน่วยงานนั้นเป็นหลัก
ใหญ่ เอกสารดับหรือหนังสือลับ พนักงานจะต้องเก็บและรักษาเป็นความลับ
ในที่ที่ปลอดภัยจากการโจรกรรมหรือสูญหายไป เพราะหากล่วงรู้ถึงบุคคลที่
ไม่ควรรู้อาจท าให้คูแข่งขันในทางธุรกิจรู้ความลับของกิจการได้ เอกสารลับ
อาจแบ่งได้ดังนี้
1 นโยบายส าคัญและเป็นความลับ เซ่น การขยายกิจการ การขยาย
แผนด าเนินการ การแข่งขันทางการค้า การก าหนดหรือปรับนโยบายทางการ
ค้า
2. เอกสารทางกฎหมายที่เป็นความลับ เป็นเอกสารเกี่ยวกับการ
ฟ้องร้องคดี เอกสารที่เกี่ยวกันการด าเนินการทางกฎหมายหรือค่ าสั่งต่างๆ ที่
เป็นความลับ
3.เอกสารที่แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ
4 เอกสารที่ผู้บังคับบัญชาก าหนดให้เป็นความลับ หรือตามคู่มือจัดให้
เป็นความลับ
เอกสารที่เป็นความลับดังกล่าวแล้ว พนักงานเก็บเอกสารจะต้องจัด
แหล่งเก็บให้มิดชิด ปลอดภัยจากการสูญหายโดยใช้อุปกรณ์ที่ทันสมัยหรือ
จ าเป็นเพื่อการปกปิดเป็นความลับดังกล่าวแล้วและเอกสารดังกล่าวจะต้อง
เก็บไว้ตลอดไป
