Page 126 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 126
115
1.ต้องแสดงถึงความจ าเป็นและความส าคัญในการจัดทาคู่มือให้
ผู้บริหารชั้นสูงได้ทราบและเข้าใจชี้แจงแสดงเหตุผล ความสะดวก ประโยชน์
ของการจัดท าให้ชัดเจน ชี้ให้เห็นว่าการจัดท าคูมือจะเป็นแนวทางปฏิบัติและ
รูปแบบการจัดเก็บเอกสารไปในแนวเดียวกัน
2. เสนอโครงการจัดท าคูมือจัดเก็บเอกสาร งบประมาณและบุคลากร
เพื่อให้ผู้บริหารชั้นสูงได้พิจารณาหากหาทางเข้าพบและชี้แจงแสดงเหตุแล
ด้วยตนเองอาจจะได้ผลมากขึ้น
3 ท่าโครงการประชาสัมพันธ์ไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ขอความคิดเห็นใน
การจัดทาคู่มือ เพื่อปูทางไปสู่ความร่วมมือการใช้คู่มือต่อไป
6.2.10 การยืมเอกสาร การควบคุม และติดตาม
การยืมเอกสาร คือการที่หน่วยงานอื่นประสงค์จะได้เอกสารที่ได้จัดเก็บ
ไว้ในหน่วยงานหนึ่ง เพื่อใช้อ้างอิงหรือประกอบการด าเนินงานของหน่วยงาน
ตน เมื่อหน่วยงานที่ถูกขอยืมตกลงให้ยืมเอกสาร ซึ่งโดยปกติจะมีการตกลง
กันก่อนด้วยวาจา ผู้ยืมจะต้องเขียนบัตรขอยืมเพื่อเป็นหลักฐานการยืมไว้
1. ข้อควรปฏิบัติส าหรับผู้ยืนเอกสารและผู้ให้ยืม เมื่อหน่วยงานใดมีความ
ประสงค์จะใช้เอกสารจากหน่วยงานอื่น หน่วยงานที่ยืมนั้นควรจะต้องปฏิบัติ
ตามหลักการยืมที่ถูกต้องดังต่อไปนี้
1) โทรศัพท์สอบถามและแจ้งความประสงค์ล่วงหน้า ควรแจ้ง
รายละเอียดของเอกสารที่จะยืมก าหนดวันจะใช้เอกสารและก าหนดวันจะส่ง
เอกสาร
2) เขียนใบยืมไปมอบให้หน่วยงานเจ้าของเอกสาร ในใบยืมจะมี
รายละเอียด ชื่อผู้ยืมหรือหน่วยงานที่ยืม ชื่อผู้รับเอกสาร วันที่ยืม ก าหนด
ส่งคืน
