Page 123 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 123
112
ในการปฏิบัติตามส าหรับพนักงานจัดเก็บเอกสารหากจะกล่าวเป็นข้อ ๆ
โดยก าหนดวัตถุประสงค์ของการจัดท าคู่มือการจัดการเอกสารแล้วอาจ
กล่าวได้ดังต่อไปนี้
1. เพื่อเป็นแนวทางในการจัดการเอกสาร
2. เพื่อก าหนดชื่อการจัดเก็บเอกสารประเภทต่างๆ
3. เพื่อระบุประเภทเอกสารลับและเอกสารส าคัญ
4. เพื่อจะอธิบายระเบียบหรือกฎเกณฑ์ที่จะปฏิบัติให้พนักงานทุกคน
ได้ทราบ
5. เป็นการก าหนดวิธีการบ ารุงรักษาเอกสาร
6. เพื่อก าหนดมาตรฐานวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้ในการจัดเก็บเอกสาร
7. เพื่อก าหนดมาตรฐานและอัตราก าลังของพนักงานจัดเก็บเอกสาร
8. เพื่อเป็นแนวทางไนการประเมินผลงานต่างๆ
9. เพื่อเป็นการควบคุมมาตรฐานและเป็นดัชนีบ่งชี้ผลการปฏิบัติงาน
ของพนักงาน
จะเห็นได้ว่า ประโยชน์ของการจัดท าคู่มือจัดเก็บเอกสารมีมากมาย
เมื่อหน่วยงานได้จัดท าคู่มือและปฏิบัติตามแล้ว ก็จะท าให้การปฏิบัติงาน
ได้ผลสมความมุ่งหมายตามนโยบายที่ได้วางไว้
6.2.7 แนวทางในการจัดท าคู่มือ
ตั้งได้กล่าวแล้วว่า การจัดท าคู่มือ การจัดเก็บเอกสาร มีความส าคัญ
ต่อการบริหารงานเอกสาร ผู้จัดท าควรศึกษาและวางแผนในการจัดท า
ร่วมกับผู้ทรงคุณวุฒิหรือผู้บังคับบัญชาที่สูงขึ้นไป ซึ่งจะเป็นการก าหนด
แนวทางการจัดท าร่วมกัน ซึ่งอย่างน้อยก็จะต้องก าหนดแนวทางไว้ คือ
