Page 120 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 120
109
8.ต้องเรียนรู้วิธีการจัดเก็บเอกสารที่ทันสมัย เรียนรู้วิทยาการก้าวหน้า
เกี่ยวกับการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ในการเก็บค้นเอกสารใหม่ ๆ อยู่เสมอ
9. จัดศูนย์ป้องกันภัย เช่น มีระบบกันขโมย ระบบป้องกันอัคคีภัย
ความปลอดภัยจากแมลงต่างๆ
หากหน่วยงานการจัดเก็บเอกสารได้มีเป้าหมายวางไว้เป็นแนวทางปฏิบัติ ก็
จะท าให้สามารถพัฒนาระบบและวิธีการเก็บค้นเอกสารได้อย่างมี
ประสิทธิภาพตลอดไป มีผลต่อการตัดสินใจหรือบริการข่าวสารข้อมูลต่อ
ผู้บังคับบัญชาได้ผลสมความมุ่งหมาย
6.2.4 การจัดกลุ่มเอกสารเพื่อปฏิบัติ
งานเอกสารของหน่วยงานธุรกิจ หากจะแบ่งเอกสารตามหลักของ
การปฏิบัติงานและลักษณะความส าคัญของเอกสารตามทางการปฏิบัติแล้ว
อาจจะแบ่งเอกสารได้เป็น 3 กลุ่มหรือ 3 พวกคือ
1 เอกสารที่อยู่ระหว่างการด าเนินงานเอกสารกลุ่มนี้จะเริ่มตั้งแต่เมื่อ
เอกสารเข้ามายังหน่วยเก็บเอกสารอาจเป็นเอกสารภายนอกส านักงาน
เอกสารติดต่อภายในส านักงานหรือสาเนาเอกสารออกก็ตาม จะต้อง
ด าเนินการให้เอกสารเดินไปตามขั้นตอน เอกสารอาจจะต้องส่งต่อไปให้
ผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ หรือรอค าสั่งให้ด าเนินการอย่างใดก็สุดแล้วแต่ความจ่าเป็น
ของเอกสารนั้นๆ เมื่อเจ้าของเรื่องสั่งให้ด าเนินการอย่างไรก็ปฏิบัติตามนั้น
ต่อไป
2. เอกสารที่ด าเนินการเสร็จแล้วแต่ยังมีคุณค่าอยู่ก็ต้องด าเนินการ
เก็บตามระเบียบและวิธีการเก็บค้นที่ดีตอไป หากจ าเป็นต้องโอนบ้าย
เอกสาร ก็ด าเนินการอย่างถูกต้องรัตกุม
