Page 122 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 122
111
ส าหรับเอกสารที่มีความส าคัญ ได้แก่ เอกสารที่จะต้องเก็บไว้เป็นก าหน
ตระยะเวลาที่ระบุไว้ตามกฎระเบียบปฏิบัติของทางราชการหรือระเบียบ
ปฏิบัติของกิจการแล้วแต่กรณี ซึ่งมีวิธีและแนวทางปฏิบัติคือ
1 เอกสารที่เกี่ยวกับกฎหมายที่มีได้เป็นความลับ ถือเป็นหนังสือส าคัญ
ต้องเก็บไว้ให้ปลอดภัยมิให้สูญหายหรือช ารุดได้
2 เอกสารที่มีคุณค่าทางการบริหาร เช่น ระเบียบค าสั่ง คู่มือปฏิบัติงาน
ต่างๆ
3 เอกสารที่มีคุณคาในทางการวิจัย ข้อมูลสถิติตางๆ
4 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงิน บัญชีแสดฐานะทางการเงิน บัญชี
สินค้าต่างๆ
ส าหรับแนวทางที่ต้องปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารลับและเอกสารส าคัญนั้น
ให้ปฏิบัติไปตามกฎระเบียบของกิจการส าหรับเอกสารในทางธุรกิจและ
ปฏิบัติไปตามกฎระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.2526
6.2.6 การจัดห าคูมือการจัดการเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารค่อนข้างสลับขับซ้อนและสับสนมากเกี่ยวกับเรื่อง
กระบวนการเก็บค้นการเลือกสรรและวิธีการจัดเก็บ ตลอดจนการควบคุม
เอกสารถึงขั้นท่าลาย หากหน่วยงานใดสามารถจัดท าคู่มือให้เป็นแนวทาง
ปฏิบัติของหน่วยเก็บเอกสารได้ก็จะท าให้ปฏิบัติไปในแนวทางเดียวกัน คู่มือ
จะแสดงรายละเอียดไว้อย่างชัดเจน เช่น แหล่งเก็บเอกสาร วิธีเก็บเอกสาร
การเลือกใช้อุปกรณ์ในการเก็บ การยืมการติดตาม อายุของเอกสารที่จะเก็บ
ประเภทเอกสารลับ เอกสารส าคัญ ตลอดจนการท าลายเอกสารที่หมดความ
จ าเป็น นอกจากนั้น ยังเป็นการก าหนดอ านาจหน้าที่
