Page 124 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 124
113
1. คู่มือการจัดการเอกสารควรเป็นนโยบายของการบริหารงาน ดังนั้น
หากก าหนดคู่มือการจัดการเอกสารรวมไว้กับนโยบายของการบริหารงานได้
ก็จะท าให้ได้รับการสนับสนุนในเรื่องงบประมาณ และมีโอกาสจะพัฒนา
บุคลากรในหน่วยงานได้ดีขึ้น
2 คู่มือการจัดการเอกสารต้องระบุนโยบายบริหารงานเอกสาร บุคลากร
ผู้รับผิดชอบไว้อย่างชัดเจนเพื่อผลในการบริหารงานและขยายขอบข่ายของ
การปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3 การจัดทาคู่มือจัดการเอกสาร ควรจัดท าร่วมกับผู้ทรงคุณวุฒิในเรื่อง
เอกสารหรือพิจารณารวมกันองค์การอื่น ๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลและแนวทางที่
ชัดเจนสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
4.ควรจะได้ท าความดกลงกับหน่วยเก็บเกกสารอื่นๆ ภายในหน่วยงาน
เดียวกันเพื่อสะดวกและเกิดการยอมรับในการปฏิบัติงาน
5. ควรจัดทาคู่มือชนิดการเป็นรูปเล่ม กะทัดรัด ส่ายต่อการเข้าใจและ
ปฏิบัติตาม
6.2.8 ประโยชน์ของการจัดทาคู่มือการจัดการเอกสาร
การจัดท าคู่มือการจัดการเอกสารที่มีลักษณะเป็นรูปเล่มถาวร เหมาะ
เป็นเอกสารภูมือประกอบเป็นแนวทางปฏิบัติงานเอกสาร มีประโยชน์พอสรุป
ได้ดังนี้
1 เป็นหลักและแนวทางในการปฏิบัติงานคู่มือสามารถแนะน าวิธีการ
เกี่ยวกับเอกสารได้มากมายค่าของการปฏิบัติงานเอกสาร
2 แนะน่าวิธีการปฏิบัติงานให้เป็นแนวทางเดียวกัน
3 เป็นแนวทางพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร ตลอดจนแผนในการ
พัฒนาบุคลากรให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
