Page 106 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 101 ~

เมื่อเปิดแฟูมรายชื่อของลูกค้านั้นก็จะเห็นใบอ้างอิงและจะทราบว่ายังมีข้อความที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
ในแหล่งอื่นที่เกี่ยวข้องด้วย
4. การท ารหัส การท ารหัสก็คือการท าเครื่องหมายบอกไว้ว่า ให้น าเอกสารฉบับนั้นไปเก็บไว้ที่ใดโดย
ปกติเมื่อพนักงานเก็บเอกสารตัดสินใจแล้วว่าจะเก็บเอกสารไว้แหล่งใด ก็จะด าเนินการท าอย่างใดอย่างหนึ่ง

ดังต่อไปนี้
1) ขีดเส้นใต้คาที่จะเก็บทั้งหมดด้วยดินสอสีสะดุดตา
2) ในกรณีที่ไม่มีชื่อดัชนีปรากฏอยู่ในเอกสารนั้นเลยต้องเขียนชื่อดัชนีไว้ที่มุมบนด้านขวาของเอกสาร
แล้วขีดเส้นด้วยดินสอสีสะดูดตาหรือท าเครื่องหมายวงกลมล้อมรอบชื่อรหัสที่เขียนนั้น

3) ถ้ามีชื่อการจัดเก็บเอกสารตามเรื่องและไม่ปรากฏชื่อเรื่องอยู่บนเอกสารนั้น พนักงานเก็บเอ กสาร
ต้องอ่านและพิจารณาดูว่าเรื่องส าคัญของเอกสารเป็นเรื่องอะไร ก็ต้องเขียนชื่อเรื่องลงไปบนด้านขวาของ
เอกสารและขีดเส้นใต้ด้วยสีสะดุดตาไว้ด้วย เช่น เรื่องเกี่ยวกับการสมัครงาน ก็เขียนรหัสค่าว่า "สมัครงาน”
5. การแยกประเภทเอกสาร เมื่อมีเอกสารที่จะเก็บจ านวนมาก ก็จะต้องท าการจัดแยกเอกสารยอก

เป็นพวกๆ ตามล าดับตัวอักษรเสียก่อน แล้วจึงส ารวจดูความเรียบร้อยก่อนจะน าเข้าเก็บ การแยกประเภท
เอกสารจะมีเครื่องช่วยแยกที่เรียกว่า กระบะแยกเอกสาร (Sorting Tray) ซึ่งกระบะแยกเอกสารนั้นจะมีส่วนที่
จะแบ่งเอกสารเป็นพวกๆ หรือเป็นกลุ่มตัวอักษร เช่น A-C D-F เป็นต้น

อย่างไรก็ตามถ้าไม่มีเครื่องช่วยแยกเอกสาร อาจจะท าการแยกโดยแบ่งกลุ่มเอกสารเป็นกอง ๆ หรือ
พวกตามตัวอักษร เช่น กอง A 8. C-H, 1-0. P-R ฯลฯ เอกสารแต่ละกองหรือแต่ละพวกจะถูกจัดเรียงอีกครั้ง
หนึ่งตามล าดับตัวอักษรจนหมดทุกกอง การน าเข้าเก็บกิจะไม่สับสนวุ่นวายและไม่ผิดพลาดได้ง่าย
6. การน าเข้าเก็บ เป็นขั้นตอนสุดท้ายต่อจากการแยกประเภทเอกสาร กล่าวคือ ภายหลังเมื่อแยก
ประเภทเอกสารอย่างถูกต้องแล้ว พนักงานเก็บเอกสารจะต้องน าเอกสารเข้าเก็บอย่างถูกวิธีจึงจะท าให้การเก็บ

เอกสารรวดเร็ว ไม่ผิดพลาดและมีประสิทธิภาพในการค้นหาต่อไป
การน าเอกสารเข้าเก็บ มีขั้นตอนในการด าเนินการเพื่อความถูกต้องรวดเร็วและแม่นย่าดังนี้
1) มองปูายฉลากชื่อสิ้นชักผู้เก็บเอกสาร ข้างหน้าสิ้นชักจะมีฉลากบอกตัวอักษรไว้ให้ทราบว่าเอกสาร

ในสิ้นชักนั้นมีตัวอักษรไตถึงตัวอักษรใด เช่น A-B, C-H หรือ R-T เป็นต้น
2) ดูบัตรน าในสิ้นชัก เมื่อเปิดสิ้นชักออกมาแล้วให้ดูบัตรน าหลักก่อน เพราะบัตรน้ าหลักจะเป็นบัตรที่
แบ่งตัวอักษรและน าตัวอักษรให้ทราบว่าหลังบัตรน าหลักนั้นจะมีแฟูมเก็บเอกสารที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร
อะไรบ้าง

3) ดูชื่อแฟูมเฉพาะและแฟูมพิเศษ ว่ามีชื่อตรงกับเอกสารที่จะเก็บหรือไม่ ถ้ามีชื่อตรงกันก็น าเอกสาร
ใส่แฟูมนั้นๆ แต่ถ้าไม่มีชื่อแฟูมตรงกันกับเอกสารที่น่าเข้าเก็บ ก็ให้มองแฟูมเบ็ดเตล็ดต่อไป
4) ดูแฟูมเบ็ดเดลิดในช่องอักษรของบัตรน าหลัก สมมติว่า บัตรน าหลัก A แฟูมเบ็ดเตลิด A มักจะเรียง
ได้หลังแฟูมเฉพาะในช่องลักษรเดียวกัน ซึ่งเอกสารที่ชื่นต้นด้วยอักษร A ทั้งหมดที่ยังไม่มีเพิ่มเฉพาะหรือแฟูม

พิเศษจะถูกเก็บในแฟูมนี้ทั้งหมด
การเก็บเอกสารตามขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น จะท าให้การด าเนินการเป็นไปโดยสะดวกและราดเร็วไม่
สับสน สิ่งที่พนักงานเก็บเอกสารควรจะระมัดระวังเป็นพิเศษก็คือ การจึงสิ้นชักเพื่อจะเก็บเอกสาร ต้อง