Page 105 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 105
~ 100 ~
7.3 การปฏิบัติในการน่าเอกสารเข้าเก็บ
วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการเก็บเอกสาร เป็นกระบวนการต่อจากการปฏิบัติก่อนเก็บที่ต้องวางระเบียบ
ปฏิบัติไว้อย่างดี เพื่อให้งานเก็บเอกสารต าเนินไปอย่างรัดกุมและง่ายในการปฏิบัติงาน ขั้นตอนของการน า
เอกสารเข้าเก็บมีดังต่อไปนี้
1.การตรวจ( Inspecting )
2. การท าดัชนี (Indexing)
3 การท าการอ้างอิง (Cross-Referencing) ถ้ามี
4. การท ารหัส (Coding)
5 การแยกประเภทเอกสาร (Sorting)
6. การน าเข้าเก็บ (Storing)
1. การตรวจ ก่อนน าเอกสารเข้าเก็บ พนักงานเก็บเอกสารจะต้องตรวจดูเอกสารก่อนว่าเอกสารนั้น
ผ่านการปฏิบัติมาแล้วหรือไม่ ถ้าเอกสารยังไม่ผ่านผู้ปฏิบัติ จะไม่มีเครื่องหมายบอกให้เก็บได้ (Release Mark)
แต่ถ้าไม่มีเครื่องหมายให้เก็บได้ พนักงานเก็บเอกสารจะต้องส่งเอกสารนั้นคืนไปให้ผู้ปฏิบัติเสียก่อนจะน่าเข้า
เก็บทันทีเลยไม่ได้
2. การท าดัชนี เมื่อได้ตรวจดูความเรียบร้อย ตรวจดูเครื่องหมายที่ตั่งให้เก็บและปรากฏว่ามี
เครื่องหมายให้เก็บได้แล้ว พนักงานจะต้องท าดัชนี นั่นก็คือ การตัดสินใจเลือกหน่วยที่จะเก็บ ซึ่งอาจจะเป็นชื่อ
บุคคลชื่อห้างร้าน ชื่อเรื่องหรือชื่อสถานที่ สุดแล้วแต่ความจ าเป็นและความเหมาะสมของวิธีเก็บเอกสาร
ตัดสินใจท าดัชนีอย่างใดๆ แล้ว ก็หมายความว่าจะใช้ชื่อนั้นเป็นชื่อแฟูมเอกสาร
3. การทาการอ้างอิง เอกสารบางชนิดอาจจะต้องท าการอ้างอิง ถ้าปรากฏว่าชื่อที่จะเก็บมีมากกว่า 1
ชื่อ หรือเก็บเอกสารตามตัวอักษรและมีชื่อเรื่องส าคัญพอๆ กับหน่วยเก็บหรือชื่อที่จะเก็บเปลี่ยนมาจากชื่อเก่าที่
มีผู้รู้จักมากกว่า ดังนี้เป็นต้น พนักงานเก็บเอกสารควรปฏิบัติดังนี้
1) เขียนชื่อที่จะใช้ในการอ้างอิงไว้ที่มุมบนด้านขวาของเอกสารหรือขีดเส้นได้เรื่องหรือชื่อที่ปรากฏใน
เอกสาร แล้วท าเครื่องหมายกากบาท ( X) ไว้ด้านข้างซ้ายหรือขวาของเอกสาร แสดงว่าชื่อนั้นจะต้องท าการ
อ้างอิง
2) ท าใบอ้างอิง (Cross - Reference Sheet) ใบอ้างอิงนี้จะเป็นเอกสารที่โยงถึงกันกับตัวเอกสาร
แม้จะเก็บไว้คนละแหล่ง สมมติว่า เก็บเอกสารภายใต้ชื่อ สหมิตร จ ากัด ตามหัวจดหมาย แต่ในตัวจดหมายมี
เรื่องที่จะท าการอ้างอิง คือ เรื่องการโฆษณา เมื่อเอกสารที่ถูกเก็บภายใต้ชื่อ สหมิตร จ ากัด จะมีเครื่องหมายขีด
เส้นใต้และกากบาทไว้เป็นเรื่อง"โฆษณา" ก็จะเป็นการโยงถึงกันกับใบอ้างอิงในเรื่อง "โฆษณา
เมื่อพนักงานเอกสารค้นเรื่อง "โฆษณา" ใบอ้างอิงจะแสดงให้ทราบว่าเกี่ยวพันกับ "สหมิตร จ ากัด
ตัวอย่างการท าใบอ้างอิงรายหนึ่ง เมื่อมีเอกสารจากแหล่งอื่นๆ ที่กล่าวอ้างหรือเกี่ยวข้องกับลูกค้าอีก
รายหนึ่ง ดังนี้ ควรท าใบอ้างอิงรายชื่อลูกค้าไว้ โดยการขีดเส้นใต้ชื่อลูกค้านั่นและกากบาทไว้มุมซ้ายหรือขวาใน
บรรทัดเดียวกันส าหรับเอกสารของแหล่งอื่นๆ ก็เก็บไว้ในแหล่งที่เคยเก็บอยู่นั้น แต่ลูกค้าที่ถูกกล่าวอ้างถึงจะท า
ใบอ้างอิงเก็บไว้รวมกันกับเอกสารอื่นๆ เมื่อพนักงานเปิดแฟูมเอกสารในแฟูมของแหล่งอื่นที่กล่าวถึงลูกค้า
เอกสารฉบับนั้นจะแสดงว่าได้ถูกอ้างอิงเพราะมีการขีดเส้นใต้ไว้ที่ได้รายชื่อลูกค้านั้น แต่
