Page 109 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 104 ~

รูปแหล่งเก็บบัตรดัชนี

ส าหรับการท าบัตรอ้างอิงนั้น จะใช้ในกรณีที่ชื่อลูกค้าในบัตรแต่ละชื่อมีปัญหา ซึ่งถ้าเมื่อท าบัตรอ้างอิง
ช่วยด้วย ก็จะช่วยในการเก็บต้นรายชื่อในบัตรได้สะดวกรวดเร็วและแม่นย าด้วย เพราะบัตรอ้างอิงจะโยง
รายละเอียดให้ทราบว่าชื่อที่เกี่ยวข้องกันถูกเก็บไว้ในแหล่งใด
รายละเอียดของความจ าเป็นที่จะต้องท าบัตรอ้างอิงนั้นมีดังต่อไปนี้

1. เมื่อต้องเก็บชื่อที่ยากและแปลก เพราะชื่อยากและแปลก พนักงานเก็บเอกสารอาจไม่ทราบ
ประเพณีของการเลือกหน่วยดัชนีว่าจะเอาหน่วยใดมาหน่วยที่ 1 ซึ่งบางซื่อแปลกจนไม่ทราบว่า การเรียงหน่วย
ดัชนีเอานามสกุลหรือเอาชื่อมาก่อน ดังนี้ พนักงานเก็บเอกสารควรพิมพ์บัตรดัชนีไปตามที่ปรากฏนั้นและควร
ท าบัตรอ้างอิงหน่วยที่ 2 ของชื่อและใช้ค าว่า See หน่วยที่ 1

Wong Loh (Mr.) Loh Wong x
101 Lim sing See :

Kohlo wans Ming x 100E Wong Loh
Taiwan

บัตรดัชนี บัตรอ้างอิง

ตามตัวอย่างดังกล่าว จะเห็นได้ว่าเมื่อบัตรดัชนีถูกเก็บไว้ภายใต้บัตรน่า หมวดอักษร W ถ้าต้องการค้น
บัตรที่ชื่อ Wong Lohบ่อมไม่มีปัญหา แต่ถ้ามีรายชื่อที่เกี่ยวกับ Loh Wong ซึ่งอยู่ภายใต้หมวดอักษร 1 ใน
บัตรอ้างอิงก็จะบอกให้ไปดู Wong Lohซึ่งจะเป็นการโยงกันในรายชื่อซึ่งเป็นรายชื่อเดียวกันหรือเรื่องที่

เกี่ยวข้องกัน
2.เมื่อต้องการเก็บรายชื่อลูกค้าที่เป็นบริษัทห้างร้านที่นิยมเอาชื่อบุคคลหรือชื่อสกุล ตั้งแต่ 2 ราย
หรือ 2 ชื่อรวมกัน ถ้ามีชื่อต่างไปจากที่พิมพ์ลงในบัตรดัชนีแล้ว ควรท าบัตรอ้างอิงไว้ด้วย เช่น