Page 104 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 104
~ 99 ~
7.2 การปฏิบัติก่อนน าเข้าเก็บ
ระเบียบส าหรับการจัดเก็บเอกสารขั้นตอนหนึ่งก็คือการปฏิบัติการเก็บเอกสารก่อนจะน าเข้าเกิน
หน่วยงานจัดการเกี่ยวกับเอกสารควรจะวางระเบียบการปฏิบัติไว้อย่างรัดกุมเพื่อเป็นแนวทางต าหรับ
ผู้ปฏิบัติงานไม่ว่าจะเป็นส านักงานขนาดใหญ่หรือส านักงานขนาดเล็กหากได้วางระเบียบปฏิบัติไว้อย่างดีก็จะ
ท าให้การปฏิบัติงานได้ผลดีและรวดเร็วเอกสารไม่สูญหายอีกด้วย
เมื่อมีหนังสือเข้าส่านักงานทุกชนิดหากมิได้เป็นหนังสือหรือจดหมายที่ระบุถึงผู้รับเป็นการส่วนตัวแล้ว
ผู้ปฏิบัติจะต้องท าการเปิดซองด้วยการตัดมุมของให้เป็นระเบียบเมื่อตรวจดูเห็นว่าเอกสารภายในจ าเป็นจะต้อง
ด าเนินการส่งให้ผู้เกี่ยวข้องต่อไปผู้ปฏิบัติจะต้องประทับตราเพื่อแสดงเวลารับเอกสาร (Time Stamp)ไว้ที่มุม
บนด้านขวาของเอกสารนั้นตราประทับจะแสดงวันเวลาที่ประทับและเลขรับหนังสือเพื่อใช้เป็นเลขลงทะเบียน
อีกด้วยหนังสือหรือเอกสารที่ประทับตราไว้แล้วและลงทะเบียนรับจะถูกส่งต่อไปให้ผู้เกี่ยวข้องตอบหรือ
ด าเนินการตามความจ าเป็น
ส าหรับผู้ตอบหนังสือฉบับดังกล่าวเมื่อได้ปฏิบัติหรือดอนหนังสือแล้วต้องแสดงเครื่องหมายลงไปที่มุม
บนด้านซ้ายของเอกสารนั้นเพื่อแสดงว่าตนได้ด าเนินการใดๆแล้วและแสดงเครื่องหมายให้เก็บได้
(ReleaseMark) เครื่องหมายดังกล่าวนี้อาจเป็นสัญลักษณ์ใดๆหรือลงลายมือชื่อผู้ปฏิบัติหรืออักษรบอกว่า
"เก็บได้ก็แล้วแต่ความตกลงหรือธรรมเนียมปฏิบัติของหน่วยงานนั้นๆ
หากจะเรียงล าดับขั้นของการปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารก่อนน าเข้าเก็บจะได้ขั้นตอนการปฏิบัติดังต่อไปนี้
1. รับเอกสารและเปิดซอง
2. ประทับตราแสดงเวลารับเอกสารและลงทะเบียน
3. ส่งไปให้ผู้ปฏิบัติหรือได้ตอบ
4.ผู้ปฏิบัติท าการโต้ตอบหรือต าเนินการใดๆเกี่ยวกับเอกสารนั้น
5. ผู้ปฏิบัติท าเครื่องหมายให้เก็บได้ (Release Mark)
6. ผู้ปฏิบัติงานเสร็จแล้วน่าเข้ากระบะเพื่อส่งเก็บต่อไป
จะเห็นได้ว่าการปฏิบัติก่อนเก็บเอกสารนั้นถ้าผู้จัดการเอกสารได้วางระเบียบไว้อย่างดีแล้วจะ
ท าได้งานด าเนินไปอย่างมีระเบียบพนักงานก็จะไม่เกิดการสับสนในการปฏิบัติงาน
