Page 108 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 103 ~

7.4 การเก็บข้อความและรายชื่อลูกค้าในบัตร

การเก็บข้อความและชื่อลูกค้าในบัตร เป็นวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะกับห้างร้านที่มีรายชื่อลูกค้า

จ านวนมาก ซึ่งการที่น าเอารายชื่อจ านวนมากนี้มาพิมพ์ลงในบัตร แทนที่การพิมพ์หรือเขียนไว้ในสมุด จะช่วย
ให้การค้นหารายชื่อได้สะดวกรวดเร็ว เพราะสามารถจะน าบัตรรายชื่อมาเรียงตามตัวอักษรและมีแหล่งเก็บที่
สะดวกรัตกุม การเขียนรายชื่อถูกค้าลงในบัญชีลูกค้าหรือสมุดจะไม่สะดวกในการค้นหา เพราะรายชื่อจะถูก
เรียงตามหลังโดยไม่มีการเรียงตามตัวอักษรแต่อย่างใด

7.4.1 การเตรียมบัตรรายชื่อลูกค้า
บัตรที่จะใช้ส าหรับเก็บข้อความและรายชื่อลูกค้านั้น จะเป็นกระดาษขาวค่อนข้างแข็งที่มีขนาด
กว้างยาว 3" x 5" เหตุที่ต้องใช้กระดาษค่อนข้างแข็ง เพราะจะง่ายในการจัดเรียงในแหล่งเก็บบัตร ในบัตร
มักจะดีเส้นไว้ที่ส่วนบนของบัตรและด้านข้างของบัตรกว้างประมาณ 1- 1/2 เซนติเมตร ในช่องบนที่ดีเส้นนี้

เพื่อ
พิมพ์รายชื่อลูกค้าลงไป ส่วนด้านล่างได้เส้นนั้นอาจพิมพ์ที่อยู่ของลูกค้าและอาจพิมพ์ข้อความเพิ่มเติมได้เท่าที่
จ าเป็น บัตรนี้เรียกว่า บัตรดัชนี

7.4.2 วิธีการพิมพ์รายชื่อลูกค้าลงในบัตร
บัตรที่ดีเส้นไว้ก่อนแล้วในช่องบนจะพิมพ์รายชื่อลูกค้าลงไป โดยมีรายละเอียดของการพิมพ์ดังต่อไปนี้
1. ให้พิมพ์รายชื่อลูกค้า เริ่มบรรทัดที่ 2 จากขอบบนและเว้นประมาณ 3 ตัวอักษร จากขอบบัตร
2. พิมพ์ข้อความเพิ่มเติมหรือที่อยู่ของลูกค้าต่ ากว่าชื่อของลูกค้า 3 ระยะบรรทัด ให้ตรงกับชื่อของ
ลูกค้าคือ เว้น 3 ตัวอักษรจากขอบซ้าย

3. การพิมพ์รายชื่อลูกค้าในบัตรควรใช้วิธีพิมพ์ให้เหมือนกันกับชื่อของแฟูม เพื่อประโยชน์ของการ
อ้างอิงและความเป็นแบบเดียวกัน ตัวอย่างบัตร

Electric Supplies
366Calarogne Street
Oakland vI
Ohio

7.4.3 แหล่งเก็บบัตรดัชนี
บัตรที่พิมพ์รายชื่อลูกค้าเสร็จแล้วจะถูกเก็บไว้ในกล่องเก็บบัตรดัชนีหรือลิ้นชักขนาดเล็กส าหรับเก็บ
บัตรดัชนี ไม่ว่าบัตรดัชนีจะถูกเก็บไว้อย่างไร มีอุปกรณ์ชนิดหนึ่งที่จะช่วยให้เก็บค้นบัตรดัชนีได้ง่ายและรวดเร็ว

ก็คือ บัตรน า และบัตรอ้างอิง ซึ่งบัตรน าจะช่วยเป็นกระดาษคันบัตรดั ชนีออกเป็นช่องๆ ตามหมวดหมู่ของ
ตัวอักษร โดยมีส่วนยื่นส าหรับเขียนตัวอักษรน า หรือติดหัวข้อ (Caption) น ารายละเอียดในบัตรดัชนีนั้น