Page 10 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 10
4
แบ่งได้พอเป็นสังเขปดังนี้คือ
1 เอกสารทุกชนิดที่เป็นสื่อหรือใช้โต้ตอบกันระหว่าง
หน่วยงานหรือระหว่างหน่วยงานกับบุคคล เช่นจดหมาย โทรเลข
โทรสาร บันทึกติดต่อภายในและภายนอก ส าเนาหนังสือโต้ตอบ
ตลอดจนส าเนาใบแจ้งความต่างๆ
2 เอกสารทางกฎหมาย เช่น สัญญาต่างๆ ประวัติลูกค้า
ประวัติบุคคลภายในหน่วยงาน ระเบียบกฎเกณฑ์ของบริษัท ตลอดจน
ค าสั่งหรือแม้แต่ข้อความโฆษณากิจการของหน่วยงาน
3 เอกสารติดต่อหน่วยงานต่างๆ ทางการค้า เช่น ใบขนส่ง
สินค้า ในอนุญาตสินค้าผ่านแดน ในขนส่งทางเรือ ใบประทวนสินค้า
4. แผนที่ พิมพ์เขียว รายงานการประชุมต่าง ๆ
5. ทะเบียนประวัติลูกหนี้ เอกสารการช าระหนี้
6. บัญชีสินค้า ทะเบียนพัสดุ
7. เอกสารเกี่ยวกับสถิติ หลักฐานทางตัวเลข ข้อมูลต่างๆ
ของเอกสารเกี่ยวกับการเงินต่างๆ เช่น สมุดบัญชี เช็ค
9. ข้อมูลส าคัญที่บันทึกหรือตัดเก็บไว้เพื่อค้นคว้า
เปรียบเทียบ เช่น ข้อความโฆษณาที่พบเห็นจากหนังสือ หรือบันทึกไว้
เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติ
ดังได้กล่าวแล้วอย่างกว้างๆ ถึงลักษณะของเอกสารในทาง
ธุรกิจที่จ าเป็นต้องจัดเก็บไว้ เพื่อให้สะดวกในการค้นคว้าเป็นข้อมูลต่อไป
ส าหรับเอกสารของทางราชการนั้นดูค่อนข้างจะมีน้อยกว่าหน่วยงาน
ธุรกิจ ทั้งนี้เพราะเอกสารในทางราชการที่ปฏิบัติอยู่ส่วนใหญ่ได้มี
ระเบียบแบบแผนไว้อย่างชัดเจนแน่นอน มีลักษณะส าคัญตามระเบียบ
ส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการสารบรรณ พ.ศ. 2526
