Page 9 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 9
3
หน้าที่ของผู้จัดการเกี่ยวกับเอกสารจะต้องรับผิดขอบต่อการ
บริหารงานเอกสาร เขามีหน้าที่ที่จะต้องก าหนดแนวทางปฏิบัติหรือ
ขอบข่ายของตนให้ชัดเจน ซึ่งมีอยู่หลายประการที่จะหลีกเลี่ยงไม่ได้ คือ
การวาง แผนงานเอกสาร ก าหนดขอบข่ายของงานเอกสาร การ
ออกแบบการเลือกสรรระบบการจัดเก็บ การเก็บรักษาเอกสารและ
ซ่อมแซม การควบคุมเอกสารและติดตามคืน ตลอดจนกระบวนการ
ท าลายเอกสาร
1.1 ควำมหมำยของค ำว่ำเอกสำร
เอกสำร หมายถึง หนังสือหรือแบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้เป็น
หลักฐานหรือสื่อสารกันได้ ไม่ว่าจะเป็นรูปบันทึกหรือจดหมาย และยัง
รวมตลอดถึงบัตร เทปบันทึกภาพ แผนที่ ลูกโลก รูปภาพ ภาพยนตร์
ไมโครฟิล์มและไม่โครฟิช ฯลฯ เอกสารทั้งหลายทั้งปวงนั้น ได้มีผู้
ประเมินค่าใช้จ่ายไว้ว่า การใช้เอกสารส านักงานมีมูลค่าประมาณ 10 -
40 เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานธุรการ
1.2 ชนิดของเอกสำร
1.2.1 เอกสำรในทำงธุรกิจ
เอกสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันในทางธุรกิจและเอกสารที่ใช้
เป็นหลักฐานอ้างอิงเพื่อการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น มีอยู่
มากมายหลายชนิด ตามลักษณะงานและธุรกิจแต่ละประเภทๆ ไป หาก
จะ กล่าวโดยทั่วไปเอกสารที่ใช้ในทางธุรกิจและต้องเก็บไว้นั้น
