Page 167 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 167
155
3. กำรทำกำรอ้ำงอิง เอกสารบางชนิดอาจจะต้องท าการอ้างอิง ถ้า
ปรากฏว่าชื่อที่จะเก็บมีมากกว่า 1ชื่อ หรือเก็บเอกสารตามตัวอักษรและ
มีชื่อเรื่องส าคัญพอๆ กับหน่วยเก็บหรือชื่อที่จะเก็บเปลี่ยนมาจากชื่อเก่า
ที่มีผู้รู้จักมากกว่า ดังนี้เป็นต้น พนักงานเก็บเอกสารควรปฏิบัติดังนี้
1) เขียนชื่อที่จะใช้ในการอ้างอิงไว้ที่มุมบนด้านขวาของ
เอกสารหรือขีดเส้นได้เรื่องหรือชื่อที่ปรากฏในเอกสาร แล้วท า
เครื่องหมายกากบาท (X) ไว้ด้านข้างซ้ายหรือขวาของเอกสาร แสดงว่า
ชื่อนั้นจะต้องท าการอ้างอิง
2) ท าใบอ้างอิง (Cross - Reference Sheet) ใบอ้างอิงนี้
จะเป็นเอกสารที่โยงถึงกันกับตัวเอกสารแม้จะเก็บไว้คนละแหล่ง สมมติ
ว่า เก็บเอกสารภายใต้ชื่อ สหมิตร จ ากัด ตามหัวจดหมาย แต่ในตัว
จดหมายมีเรื่องที่จะท าการอ้างอิง คือ เรื่องการโฆษณา เมื่อเอกสารที่ถูก
เก็บภายใต้ชื่อ สหมิตร จ ากัด จะมีเครื่องหมายขีดเส้นใต้และกากบาทไว้
เป็นเรื่อง"โฆษณา" ก็จะเป็นการโยงถึงกันกับใบอ้างอิงในเรื่อง "โฆษณา
เมื่อพนักงานเอกสารค้นเรื่อง "โฆษณา" ใบอ้างอิงจะแสดงให้ทราบว่า
เกี่ยวพันกับ "สหมิตร จ ากัดตัวอย่างการท าใบอ้างอิงรายหนึ่ง เมื่อมี
เอกสารจากแหล่งอื่นๆ ที่กล่าวอ้างหรือเกี่ยวข้องกับลูกค้าอีกรายหนึ่ง
ดังนี้ ควรท าใบอ้างอิงรายชื่อลูกค้าไว้ โดยการขีดเส้นใต้ชื่อลูกค้านั่นและ
กากบาทไว้มุมซ้าย หรือขวาในบรรทัดเดียวกันส าหรับเอกสารของ
แหล่งอื่นๆ ก็เก็บไว้ในแหล่งที่เคยเก็บอยู่นั้น แต่ลูกค้าที่ถูกกล่าวอ้างถึง
จะท าใบอ้างอิงเก็บ
