Page 168 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 168
156
ไว้รวมกันกับเอกสารอื่นๆ เมื่อพนักงานเปิดแฟ้มเอกสารในแฟ้มของ
แหล่งอื่นที่กล่าวถึงลูกค้า เอกสารฉบับนั้นจะแสดงว่าได้ถูกอ้างอิงเพราะ
มีการขีดเส้นใต้ไว้ที่ได้รายชื่อลูกค้านั้น แต่เมื่อเปิดแฟ้มรายชื่อของลูกค้า
นั้นก็จะเห็นใบอ้างอิงและจะทราบว่ายังมีข้อความที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
ในแหล่งอื่นที่เกี่ยวข้องด้วย
4. กำรท ำรหัส การท ารหัสก็คือการท าเครื่องหมายบอกไว้ว่า ให้น า
เอกสารฉบับนั้นไปเก็บไว้ที่ใดโดยปกติเมื่อพนักงานเก็บเอกสารตัดสินใจ
แล้วว่าจะเก็บเอกสารไว้แหล่งใด ก็จะด าเนินการท าอย่างใดอย่างหนึ่ง
ดังต่อไปนี้
1) ขีดเส้นใต้คาที่จะเก็บทั้งหมดด้วยดินสอสีสะดุดตา
2) ในกรณีที่ไม่มีชื่อดัชนีปรากฏอยู่ในเอกสารนั้นเลยต้อง
เขียนชื่อดัชนีไว้ที่มุมบนด้านขวาของเอกสารแล้วขีดเส้นด้วยดินสอสีสะ
ดูดตาหรือท าเครื่องหมายวงกลมล้อมรอบชื่อรหัสที่เขียนนั้น
3) ถ้ามีชื่อการจัดเก็บเอกสารตามเรื่องและไม่ปรากฏชื่อ
เรื่องอยู่บนเอกสารนั้น พนักงานเก็บเอกสารต้องอ่านและพิจารณาดูว่า
เรื่องส าคัญของเอกสารเป็นเรื่องอะไร ก็ต้องเขียนชื่อเรื่องลงไปบน
ด้านขวาของเอกสารและขีดเส้นใต้ด้วยสีสะดุดตาไว้ด้วย เช่น เรื่อง
เกี่ยวกับการสมัครงาน ก็เขียนรหัสค่าว่า "สมัครงาน”
5. กำรแยกประเภทเอกสำร เมื่อมีเอกสารที่จะเก็บจ านวนมาก ก็
จะต้องท าการจัดแยกเอกสารยอกเป็นพวกๆ ตามล าดับตัวอักษร
เสียก่อน แล้วจึงส ารวจดูความเรียบร้อยก่อนจะน าเข้าเก็บ การแยก
ประเภทเอกสารจะมีเครื่องช่วยแยกที่เรียกว่า กระบะแยกเอกสาร
(SortingTray)ซึ่งกระบะแยกเอกสารนั้นจะมีส่วนที่จะแบ่งเอกสารเป็น
พวกๆ หรือเป็นกลุ่มตัวอักษร เช่น A-C D-F เป็นต้น
