Page 169 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 169
157
อย่างไรก็ตามถ้าไม่มีเครื่องช่วยแยกเอกสาร อาจจะท าการ
แยกโดยแบ่งกลุ่มเอกสารเป็นกอง ๆ หรือพวกตามตัวอักษร เช่น กอง A
8. C-H, 1-0. P-R ฯลฯ เอกสารแต่ละกองหรือแต่ละพวกจะถูกจัดเรียง
อีกครั้งหนึ่งตามล าดับตัวอักษรจนหมดทุกกอง การน าเข้าเก็บกิจะไม่
สับสนวุ่นวายและไม่ผิดพลาดได้ง่าย
6. กำรน ำเข้ำเก็บ เป็นขั้นตอนสุดท้ายต่อจากการแยกประเภทเอกสาร
กล่าวคือ ภายหลังเมื่อแยกประเภทเอกสารอย่างถูกต้องแล้ว พนักงาน
เก็บเอกสารจะต้องน าเอกสารเข้าเก็บอย่างถูกวิธีจึงจะท าให้การเก็บ
เอกสารรวดเร็ว ไม่ผิดพลาดและมีประสิทธิภาพในการค้นหาต่อไป
การน าเอกสารเข้าเก็บ มีขั้นตอนในการด าเนินการเพื่อความถูกต้อง
รวดเร็วและแม่นย่าดังนี้
1) มองป้ายฉลากชื่อสิ้นชักผู้เก็บเอกสาร ข้างหน้าสิ้นชักจะมี
ฉลากบอกตัวอักษรไว้ให้ทราบว่าเอกสารในสิ้นชักนั้นมีตัวอักษรไตถึง
ตัวอักษรใด เช่น A-B, C-H หรือ R-T เป็นต้น
2) ดูบัตรน าในสิ้นชัก เมื่อเปิดสิ้นชักออกมาแล้วให้ดูบัตรน า
หลักก่อน เพราะบัตรน้ าหลักจะเป็นบัตรที่แบ่งตัวอักษรและน าตัวอักษร
ให้ทราบว่าหลังบัตรน าหลักนั้นจะมีแฟ้มเก็บเอกสารที่ขึ้นต้นด้วย
ตัวอักษรอะไรบ้าง
3) ดูชื่อแฟ้มเฉพาะและแฟ้มพิเศษ ว่ามีชื่อตรงกับเอกสารที่
จะเก็บหรือไม่ ถ้ามีชื่อตรงกันก็น าเอกสารใส่แฟ้มนั้นๆ แต่ถ้าไม่มีชื่อแฟ้ม
ตรงกันกับเอกสารที่น่าเข้าเก็บ ก็ให้มองแฟ้มเบ็ดเตล็ดต่อไป
4) ดูแฟ้มเบ็ดเดลิดในช่องอักษรของบัตรน าหลัก สมมติว่า บัตรน าหลัก
A แฟ้มเบ็ดเตลิด A มักจะเรียงได้หลังแฟ้มเฉพาะในช่องลักษรเดียวกัน
