Page 174 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 174
162
ดังนี้ พนักงานเก็บเอกสารควรพิมพ์บัตรดัชนีไปตามที่ปรากฏนั้นและ
ควรท าบัตรอ้างอิงหน่วยที่ 2 ของชื่อและใช้ค าว่า See หน่วยที่ 1
ตามตัวอย่างดังกล่าว จะเห็นได้ว่าเมื่อบัตรดัชนีถูกเก็บไว้
ภายใต้บัตรน่า หมวดอักษร W ถ้าต้องการค้นบัตรที่ชื่อ Wong Loh บ่
อมไม่มีปัญหา แต่ถ้ามีรายชื่อที่เกี่ยวกับ Loh Wong ซึ่งอยู่ภายใต้หมวด
อักษร
1 ในบัตรอ้างอิงก็จะบอกให้ไปดู Wong Loh ซึ่งจะเป็นการ
โยงกันในรายชื่อซึ่งเป็นรายชื่อเดียวกันหรือเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน
2.เมื่อต้องการเก็บรายชื่อลูกค้าที่เป็นบริษัทห้างร้านที่นิยม
เอาชื่อบุคคลหรือชื่อสกุล ตั้งแต่ 2 รายหรือ 2 ชื่อรวมกัน ถ้ามีชื่อต่างไป
จากที่พิมพ์ลงในบัตรดัชนีแล้ว ควรท าบัตรอ้างอิงไว้ด้วย
จะเห็นได้ว่ารายชื่อที่เก็บบัตรดัชนีภายใต้หมวดอักษรL บัตรอ้างอิงบัตร
ที่ 1 ภายใต้หมวดอักษรR.และบัตรอ้างอิงบัตรที่ 2 ภายใต้หมวดอักษรS
3 เมื่อต้องการเก็บรายชื่อของลูกค้าที่เปลี่ยนชื่อใหม่จะต้องเก็บบัตร
ภายใต้ชื่อใหม่และควรต้องอ้างอิงชื่อเก่าไว้ด้วยทั้งนี้เพราะอาจจะมี
เอกสารที่เป็นของห้างร้านเก่าเกี่ยวข้องอยู่ด้วยเมื่อค้นดูบัตรอ้างอิงชื่อ
เก่าก็จะมอบให้ไปดูชื่อใหม่ตามที่เก็บไว้ในแหล่งเก็บบัตรดัชนีเช่นชื่อห้าง
ร้านเดิมชื่อAdison Hat Shopเปลี่ยนชื่อร้านเป็นLady Hat Shop ตัง
นี้จะต้องเก็บรายชื่อในบัตรดัชนีLady Hat Shop ซื่อใหม่แต่อ้างอิง
ภายใต้ชื่อAdison Hat shop ชื่อเก่า
