Page 176 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 176
164
ก็ได้ จะแบ่งกลุ่มอย่างไรแล้วแต่พนักงานเก็บเอกสารจะตัดสินใจ ถ้าเป็น
บัตรดัชนีภาษาไทยก็อาจจะแบ่งกลุ่มได้หลายๆ กลุ่ม ตามหมวด
ตัวอักษร เพราะชื่อในภาษาไทยมีหมวดอักษรมากกว่าในภาษาอังกฤษ
อาจแบ่งเป็น 8 กลุ่ม หรือ 10 กลุ่ม ตามความมากน้อยของบัตรดัชนีเมื่อ
แบ่งกลุ่มบัตรดัชนีตามหมวดอักษรแล้ว พนักงานเก็บเอกสารจะต้อง
น าเอาบัตรดัชนีมาเรียงตามตัวอักษรในแต่ละกอง เมื่อเวลาจะน าเข้าเก็บ
ในแหล่งเก็บก็นาเอากลุ่มบัตรดัชนีกลุ่มหมวดอักษรกลุ่มแรกเข้าเก็บก่อน
1.แหล่งเก็บบัตรดัชนี
แหล่งเก็บบัตรดัชนีที่ดีต้องเป็นแหล่งเก็บบทสามารถเก็บ
และค้นหาได้ง่ายและสะดวกรวดเร็วพร้อมทั้งไม่เปลืองสถานที่เก็บ ราคา
ไม่แพง จัดท าและจัดหาได้ง่าย ซึ่งแหล่งเก็บบัตรดัชนีที่มีขายตาม
ท้องตลาดนั้นมีทั้งจัดท าด้วยพลาสติกเป็นรูปกล่องขนาดพอเหมาะกับ
บัตรขนาด 3" x 5" และ5" x 8" พร้อมทั้งบัตรน าที่ผลิตจากพลาสติก
แข็งมีส่วนยื่นไว้ติดชื่อของบัตรน า ราคาไม่แพงนัก กล่องเก็บบัตรดัชนี
อาจจะผลิตเองด้วยกระดาษแข็ง หรือไม้อัดอย่างเบาบางทาสี หรือขัด
เงาสวยงามเป็นการประหยัดงบประมาณได้อีกวิธีหนึ่งแหล่งเก็บบัตร
ดัชนีอาจถูกวางไว้บนโต๊ะของพนักงานเอกสาร เพื่อสะดวกในการค้นหา
ได้ในทันทีที่ต้องการ หากจะวางไว้อีกมุมหนึ่งของห้อง ก็อาจไม่สะดวก
ในการปฏิบัติงาน เช่น การเก็บบัตรดัชนีไนตู้เก็บเอกสารขนาดเล็ก จะมี
ลิ้นชักลักษณะคล้ายรางเลือน ขนาดเหมาะกับขนาดของบัตรน า 3 x 5
และ5"x 8"
