Page 175 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 175
163
4. เมื่อต้องการเก็บรายชื่อห้างร้านที่มีสินค้าเป็นที่รู้จัก
แพร่หลายมากกว่าชื่อห้างร้านเช่นบริษัทsiam Motors Work Co. Ltd.
ขายรถยนต์Datsun เพราะรถยนต์ยี่ห้อDatsun อาจเป็นที่รู้จักของคน
ทั่วไปดังนี้ต้องท าการอ้างอิงชื่อสินค้า
5. ชื่อของหญิงมีสามีต้องเก็บชื่อตามกฎหมายของหญิงและ
ท าการอ้างอิงชื่อทางสังคมของนั้น
(ชื่อทางสังคมคือชื่อของสามีของหญิงที่แต่งงานแล้ว)
6.ในบางกรณีชื่อหน่วยงานที่เป็นอักษรย่อและรู้จักกันไม่
แพร่หลาย ต้องเก็บชื่อเต็ม ๆ และท่าทาง อ้างอิงชื่อย่อ
7.การเก็บชื่อบุคคลที่ปรากฏว่ามีชื่อเล่น (Nick Name) หรือ
ชื่อทางสังคมเป็นที่นิยมหรือรู้จักกัน
แพร่หลายก็ให้เก็บตามชื่อจริงและอ้างอิงชื่อเล่นหรือชื่อทางสังคมนั้น
เช่นชื่อจริงMr. Johnson Willianชื่อเล่นBody ที่ใช้เป็นการแสดงหรือ
เป็นชื่อเล่นที่เคยรู้จักกันแพร่หลาย
7.4.4 วิธีกำรเก็บและแหล่งเก็บบัตรดัชนี้
วิธีการเก็บที่ถูกวิธีจะช่วยย่นระยะเวลาและเก็บได้ถูกต้อง
แม่นย าก็คือ พยายามแบ่งกลุ่มของบัตรดัชนียอกเป็นกลุ่มหรือเป็นพวก
แล้วน าบัตรดัชนีนั้นมาเรียงตามตัวอักษรอีกขั้นตอนหนึ่ง การแบ่งกลุ่ม
บัตรเป็นหมวดอักษร เช่น A-B, C-F, I-N, O-Q, R-Z ซึ่งหากมีบัตรดัชนี
ไม่มากก็อาจจะแบ่งเป็น 3 กลุ่ม
