Page 180 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 180
168
ราย จะต้องเรียงไว้ตามตัวอักษร ถ้าเป็นลูกค้ารายเดียวกัน ตั้งแต่ 3 ชื่อ
เอกสารลูกค้าผู้นั้นจะต้องเรียงไว้ตามล่ าดับวันที่และให้วันที่หลังสุดอยู่
ใกล้ตัวผู้เก็บเอกสาร ส าหรับชื่อของแฟ้มเบ็ดเตล็ดนั้น จะต้องใช้ชื่อให้
เหมือนกันกับบัตรน าหลัก สมมติว่า บัตรน้ าหลักหมวดอักษร B แฟ้ม
เบ็ดเตล็ดจะต้องมีชื่อเป็นอักษร B ด้วย แสดงว่าลูกค้าใหม่หรือลูกค้าที่ยัง
ไม่ได้แฟ้มเฉพาะก็จะถูกเก็บไว้ในแฟ้มเบ็ดเตล็ด B ทุกฉบับ ซึ่งโดยธรรม
เนียมปฏิบัติกันแล้ว ถ้าพนักงานเก็บเอกสารเห็นว่ารายชื่อลูกค้าในแฟ้ม
เบ็ดเตล็ดมีถึง 6 ฉบับ แสดงว่าลูกค้าผู้นั้นคงจะมีโอกาสติดต่อกับ
หน่วยงานตลอดไป และควรจะดึงเอาเอกสารของลูกค้าผู้นั้นไปใส่ไว้ใน
แฟ้มเฉพาะภายใต้ชื่อของลูกค้าผู้นั้นตลอดไป แฟ้มเบ็ดเตล็ดนี้ โดยปกติ
จะวางไว้เป็นแฟ้มสุดท้ายหลังแฟ้มเฉพาะในช่องอักษรของบัตรน่าหลัก
เดียวกันส าหรับส่วนยื่นของแฟ้มเป็ดเคล็ดจะอยู่ในต าแหน่งที่ 2 ความ
กว้างเท่ากับส่วนอื่นของบัตรน า
รูปกำรเรียงแฟ้มเบ็ดเคล็ดและแฟ้มเฉพำะอักษรเดียวกัน
