Page 183 - โครงการการจัดการเอกสาร

171

2. การใช้บัตรน าช่วยหรือบัตรน าพิเศษ บัตรน าช่วยหรือบัตรน าพิเศษ มี

ชื่อบอกลักษณะของการท าหน้าที่เป็นบัตรที่ช่วยบัตรน าหลักอีกต่อหนึ่ง

เพราะในช่องของบัตรน าหลักบัตรหนึ่งอาจจะมีแฟ้มในช่องอักษรหมวด

นั้นจ านวนมาก ก็จะแบ่งส่วนนั้นด้วยบัตรน าช่วยหรือบัตรน าพิเศษ ซึ่ง

การแบ่งช่องออกเป็นช่วงๆนั้น เราเรียกว่า ตอนพิเศษ บัตรน าจะพอแบ่ง

ตอนเป็น 3 ลักษณะ คือ

1) ตอนพิเศษเกี่ยวกับชื่อ (Special names Section)

2) ตอนพิเศษเกี่ยวกับเรื่อง (Special Subject Section)

3) ดอนพิเศษเกี่ยวกับวันที่ (Special date Section)

1) การแบ่งตอนพิเศษเกี่ยวกับชื่อ เมื่อมีเอกสารที่มีชื่อซ้ ากันมากๆ หรือ

คล้ายๆ กัน เราก็อาจจ าเป็นต้องแบ่งสัดส่วนของชื่อที่ซ้ าหรือคล้ายๆ กัน

นั้นด้วยแฟ้มพิเศษของชื่อนั้น ๆ สมมติว่า ในภาษาไทยบุคคลที่ชื่อ

สมชาย, สมศรี มีจ านวนมาก ชื่อเหล่านี้อาจจะถูกเก็บไว้ในแฟ้มชื่อ

สมชาย, สมศรี แทนที่จะเก็บรวมไว้ในแฟ้มเบ็ดเตล็ด อักษร ส. เพราะ

ถ้าเก็บไว้ในแฟ้มเบ็ดเตล็ดมากเกินไป อาจไม่สะดวกในการเก็บค้น

ดังนั้น การจัดตอนพิเศษ ก็ควรจัดแฟ้มพิเศษภายใต้ชื่อ สมชาย, สมศรี

และมีบัตรน าพิเศษอยู่หน้าแฟ้มนั้นในชื่อว่า สมชาย, สมศรี ดังนี้เป็นต้น

2) การแบ่งตอนพิเศษเกี่ยวกับเรื่อง ในกรณีที่วิธีการจัดเก็บเอกสารไม่ใช่

วิธีเก็บตามเรื่อง แต่เผอิญมีความจ าเป็นจะต้องเก็บเรื่องนั้นเพราะเรื่องมี

ความส าคัญกว่า ดังนี้ ควรจัดแฟ้มส าหรับเรื่องนั้นๆ และจัดบัตรน า

พิเศษส าหรับเรื่องนั้นไว้ด้วย

3) การแบ่งตอนพิเศษเกี่ยวกับวันที่ การแบ่งตอนพิเศษเกี่ยวกับวันที่

จ าเป็นเมื่อมีวันที่เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย