Page 186 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 186
174
ตู้เก็บเอกสารชนิดมีชั้นเคลื่อนที่ได้จะมีลูกล้ออยู่เพื่อสะดวกในการ
เคลื่อนที่เลื่อนไปมาได้เหมาะที่จะเก็บเอกสารประเภทที่ทุกคนจะหยิบ
ค้นหรือเก็บเอกสารประเภทที่ต้องใช้ร่วมกันเช่นประวัติของพนักงาน
หรือเอกสารอ้างอิงต่างๆ (ตัวอย่างให้ไว้แล้วในหน่วยที่ 6)
7.5.4 กำรจัดวำงตู้เก็บเอกสำร
การจัดวางตู้เก็บเอกสารให้เหมาะสมกับประเภทและขนาด
ของส านักงาน จะช่วยให้ห้องจัดเอกสารมีระเบียนเรียบร้อย ประหยัด
เนื้อที่และสะดวกในการใช้สอย ข้อควรค านึงถึงในเบื้องต้นก็คือ ขนาด
ของห้องและความสะดวกในการปฏิบัติงานเป็นส าคัญ พนักงานเก็บ
เอกสารควรจะวางรูปแบบโดยท าเป็นแผนผังของห้องทางเดิน
หน่วยงานเอกสารและความสะดวกปลอดภัยในการปฏิบัติงานอื่น ควร
ค านึงถึงหลักการตังต่อไปนี้
1 ขนาดของห้องปฏิบัติงานกันตู้เหมาะสมกันหรือไม่ ถ้า
ห้องแคบและมีผู้เก็บเอกสารจานวนมากมาจะต้องวางคู้ไว้ริมทางรอบๆ
ห้อง แต่อาจไม่สะดวกในการใช้สอย
