Page 190 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 190
178
1. เมื่อได้รับค าสั่งให้เก็บเอกสาร ให้ตรวจดูบัตรที่หน้าลิ้นชักว่ามี
ช่องอักษรตั้งแต่อักษรใดถึงอักษรใด ก็เปิดสิ้นชักนั้นออกตามตัวอักษรของ
เอกสารที่จะเก็บ
2. ตู้บัตรน าหลักที่น าเอกสารตามตัวอักษรที่จะเก็บ
3 ถ้าเอกสารนั้นไม่มีแฟ้มเฉพาะ ก็ให้น่าเอกสารนั้นใส่ไว้ในแฟ้ม
เบ็ดเตล็ดที่อยู่ท้ายแฟ้มเฉพาะในช่องอักษรเดียวกันนั้น
4. แต่ถ้าเอกสารฉบับนั้นมีหน่วยเก็บที่มีแฟ้มเฉพาะแล้ว ก็น าเก็บ
ในแฟ้มเฉพาะในกรณีที่จะค้นเอกสาร ก็คงต้องปฏิบัติเช่นเดียวกันกับการ
น าเข้าเก็บ เมื่อเอกสารที่จะค้นไม่มีแฟ้มเฉพาะ ก็แสดงว่าเอกสารจะต้องอยู่
ในแฟ้มเบ็ดเตล็ดที่วางอยู่หลังแฟ้มเฉพาะนั้นในช่องอักษรเดียวกัน แฟ้ม
ทั้งหมดจะวางไว้ในสิ้นชักตู้เก็บเอกสารชนิด 4 ลิ้นชัก เป็นตู้ที่เหมาะสมที่สุด
จะเห็นว่า การเก็บเอกสารตามตัวอักษรเป็นการเก็บค้นได้โดยง่าย สะดวก
รวดเร็ว เหมาะส าหรับหน่วยงานขนาดกลางดั้งได้กล่าวมาแล้วในตอนต้น
7.6.2 กำรเก็บเลกสำรตำมภูมิศำสตร์หรือภูมิภำค
การเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์หรือภูมิภาค จะเหมาะสมกับ
หน่วยงานที่ประสงค์จะแบ่งเอกสารของลูกค้าออกตามสาขาหรือพื้นที่ต่างๆ
เช่น แบ่งเป็นเขต ภูมิภาค จังหวัด หรือท้องถิ่นต่างๆ หรือแม้แต่แบ่งเป็น
ประเทศอีกด้วยธุรกิจหรือหน่วยงานที่เหมาะสมกับการจัดเก็บเอกสารตาม
ภูมิศาสตร์หรือภูมิภาคนี้ ก็คือ หน่วยงานที่ประกอบธุรกิจ ไปรษณีย์ ขนส่ง
การค าต่างประเทศ บริษัทขนส่ง หรือธุรกิจที่แบ่งเขตการติดต่อเป็นส าคัญ
หลักของการใช้บัตรน าเขตธุรกิจก็คือ สถานที่ที่ใหญ่ที่สุดในกรณีหน่วยงาน
ประสงค์จะแบ่งเขตติดต่อภายในประเทศ จะต้องจัดบัตรน าหลักเป็นชื่อ
จังหวัดบัตรน้ ารองเป็นชื่ออ าเภอ แฟ้มเบ็ดเตล็ดเป็นชื่ออ าเภอตามด้วย
รายชื่อห้างร้านหรือบุคคลเป็นแฟ้มเฉพาะ
