Page 188 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 188
176
7.6 กำรเลือกวิธีเก็บเอกสำรให้เหมำะสมกับหน่วยงำน
หน่วยงานแต่ละหน่วยงานย่อมต้องการวิธีเก็บเอกสารให้
เหมาะสมต่างกันไปตามความจ าเป็นและเหมาะสมกับสภาพของงาน
กล่าวคือ หน่วยงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับบุคคลจ านวนมาก หน่วยงานที่
เกี่ยวข้อกับรายการสินค้าจ านวนมาก หน่วยงานที่มีเอกสารเข้าออก
จ านวนมาก หน่วยงานที่ถือเรื่องของงานเป็นเรื่องส าคัญกว่ารายชื่อ
บุคคล ซึ่งจะเห็นว่าความแตกต่างของงานและความส าคัญของระบบ
เก็บเอกสารแดงหน่วยงานก็เป็นเรื่องที่ต้องน ามาพิจารณาด้วย
อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารแต่ละวิธีก็ไม่มีความสมบูรณ์ในตัวเอง
ยังต้องอาศัยระบบผสมและการประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับหน่วยงาน
นั้นๆ ด้วย
7.6.1 กำรจัดเก็บเอกสำรตำมตัวอักษร
การจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษร เป็นวิธีการจัดเก็บเอกสาร
วิธีหนึ่งที่นิยมเกือบทุกหน่วยงาน แต่ถ้าจะให้สมบูรณ์ที่สุดก็คงจะต้อง
อาศัยตัวเลขเข้าช่วย เพราะตัวเลขจะช่วยในการจัดล าดับหรือบอก
จ านวนแฟ้มและเอกสารได้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น การจัดเอกสารตามตัวอักษร
เป็นความส าคัญเบื้องต้น ตั้งแต่การเก็บรายชื่อบุคคลบริษัท ห้างร้าน
และสถานที่ ด้วยการใช้ชื่อบุคคล บริษัท ห้างร้านหรือสถานที่เป็นชื่อ
แฟ้ม ในกรณีเก็บรายชื่อ
