Page 193 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 193
181
7.6.4 วิธีกำรเก็บเอกสำรตำมเรื่อง
การเก็บเอกสารตามเรื่อง เป็นการเก็บเอกสารที่ก าหนดชื่อเรื่อง
เป็นหน่วยเก็บ เหมาะกับธุรกิจทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือ
ขนาดใหญ่ก็ตาม ถ้าพิจารณาเห็นว่าชื่อเรื่องมีความส าคัญมากกว่าชื่อบุคคล
หรือชื่อห้างร้าน พนักงานอาจจะขีดเส้นใต้ชื่อเรื่องในเอกสารหรือเขียนชื่อ
เรื่องลงไปในเอกสารที่จะเก็บ ซึ่งวัตถุประสงค์ของการเก็บเอกสารตามเรื่องมี
พอสรุปความส าคัญได้ดังต่อไปนี้
1. เพราะเหตุว่าชื่อเรื่องที่จะเก็บมีชื่อเรื่องส าคัญกว่าชื่อบุคคล
หรือชื่อห้างร้าน อาจจะเป็นการแบ่งประเภทของสินค้าออกเป็นพวก หรือ
ส านักงานทนายความ อาจแบ่งประเภทของเรื่องราวที่ว่าความแทนที่จะเก็บ
ชื่อบุคคลที่เป็นลูกความ เช่น กล้องถ่ายรูป เครื่องจักร อะไหล่ ลักทรัพย์ ท า
ร้ายร่างกาย วิ่งราวดังนี้เป็นต้น
2. เมื่อเก็บเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับบุคคลหรือห้างร้าน เช่น
เอกสารเกี่ยวกับสินค้าบางอย่างที่ไม่เปิดเผย หรือสินค้าที่เป็นตัวอย่าง
3. เพื่อเก็บเอกสารที่มีความหมายคล้ายๆ กัน หรือเรื่องท านอง
เดียวกันไม่มากนัก แต่มีชื่อบุคคลหรือห้างร้านเกี่ยวข้องมาก หากจะเก็บ
เอกสารตามชื่อบุคคลหรือห้างร้านก็จะต้องใช้แฟ้มมาก
