Page 198 - โครงการการจัดการเอกสาร

185

8.1.2 Triple-check Automatic Index

การเก็บเอกสารภาษาอังกฤษโดยใช้สีเข้าช่วยอีกวิธีหนึ่งคือ ระบบ

ตรวจสอบถึงขั้นตอน ท าให้การจัดเก็บสะดวกและค้นหารวดเร็วที่สุด เหมาะ

ส าหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีเอกสารจ านวนมาก ผลิตโดยบริษัทRemington

Rand Co Ltd. ซึ่งมีระบบการจัดเก็บและจัดล าดับอุปกรณ์ดังต่อไปนี้

1. บัตรน าตัวอักษรของหน่วยแรกที่เป็นบัตรน าหลัก จะถูกแบ่ง

ออกเป็น 30 บัตร (30 Divisio1

Chart) แบ่งกลุ่มอักษรเป็นบัตรน าหลัก 30 บัตร และให้หมายเลขของบัตร

น าหลักไว้ดังนี้

2 ภายในบัตรน าหลัก 1 ตัวอักษร จะแบ่งซอยบัตรน้ ารองแบ่ง

แยกตัวยักษรหน่วยที่ 2 ของชื่ออีก9บัตร โดยให้รหัสหมายเลขของบัตรน า

รอง ดังนี้

A-B1 c=2 D-F-3 G-I=4 J-L=5

M-0=6 P-R=7 $-T=8 U-Z=9

บัตรน ารองทุกบัตรจะแบ่งหน่วยที่ 2 ของชื่อในหน่วยแรกเดียวกัน

3. บัตรน ารองทั้ง 9 บัตรนั้น จะให้สีเป็น 3 กลุ่มคือ บัตร

หมายเลข

A-B สีน้ าตาล C สีน้ าตาล D-F สีน้ าตาล

G-1 สีเขียว J-Lสีเขียว M-0 สีเขียว

P-R สีเหลืองS-T สีเหลือง U-Z สีเหลือง

บัตรน ารองนี้ให้วางไว้ในต าแหน่งที่ 2

4. แฟ้มเบ็ดเตล็ดจะมีชื่อเหมือนกันกับบัตรน ารอง โดยให้สีและ

หมายเลขเดียวกับบัตรน ารองรายไว้ต าแหน่งที่ 3 หลังแฟ้มเฉพาะภายใต้

บัตรน ารองเดียวกัน